Key Performance Indicator (KPI)

Die MDIS Wissensdatenbank

Was versteht man unter Key Performance Indicators (KPIs)?

Key Performance Indicator stellen komplexe betriebswirtschaftliche Sachverhalte einfach dar und machen sie dadurch vergleichbar. Damit lassen sie sich aber nicht nur übersichtlicher darstellen, sondern auch einfacher interpretieren. In der Folge können KPIs nachprüfbare Fakten liefern und damit die Grundlage für subjektive Aussagen und Beurteilungen liefern, auf denen dann strategische und operative Handlungsempfehlungen erstellt werden.

Kennzahlen sind für jede Form von Unternehmen wichtig. Unabhängig von ihrer Größe, Branche oder Marktposition bieten KPIs Frühwarnindikatoren, um auf bestimmte Ereignisse zu reagieren. KPIs sagen zunächst nichts über ihren Zahlenwert aus, sie müssen in Relation zueinander gesetzt werden, um ihre volle Wirkungskraft zu entfalten. Die Definition eines bestimmten Optimalwertes im Vorfeld ist notwendig, wenn Unternehmen mit KPIs arbeiten.

Börsennotierte Unternehmen müssen Key Performance Indicators nutzen, denn bei negativen Märkten dienen sie zur Anpassung der Planung, die von den Aktionären und Märkten erwartet wird. Die Steuerung von KPIs führt zu einem Wettbewerbsvorteil, denn Unternehmen können Ressourcen richtig planen und einsetzen. Bei einer Vielzahl von möglichen Kennzahlen sind die KPIs auf relevante Bereiche begrenzt, und zwar solche, die aktiv an der Steuerung des Unternehmens beteiligt sind.

Key Performance Indicators werden auch mit Leitkennzahlen, Schlüsselkennzahlen oder Erfolgskennzahlen übersetzt. Als betriebliche Kenngrößen unterliegen sie keiner Norm oder Standard, denn sie sind individuell an jede Branche, jedes Unternehmen oder jeden Bereich anzupassen. Typische Branchenwerte sind unter anderem der Cashflow oder die Anzahl der Kundenanfragen sowie der Umsatz oder der Rohertrag.

Warum brauchen Unternehmen KPIs?

Die relevanten Kennzahlen im Unternehmen sind der Schlüssel für Optimierungen und zielen darauf ab, genau die Maßnahmen zu etablieren, die zur Verbesserung und damit zum Erfolg der Organisation beitragen. Dabei ist nicht relevant, eine Kennzahl zu ermitteln, sondern das notwendige Ergebnis mit der Kennzahl objektiv zu messen und zu vergleichen. Mit dem Benchmarking werden Kennzahlen über einen langen Zeitraum beobachtet und verglichen.

Wenn Unternehmen dauerhaft belastbare KPIs modellieren und diese darüber hinaus so weit wie möglich automatisieren, beispielsweise in einem ERP-System, dann generieren diese ein effizientes Reporting, dass beispielsweise in ein Dashboard übertragen werden kann. Es lohnt sich, Zeit und Mühen in die vorherige Definition der relevanten KPIs zu investieren, denn die entsprechenden Kennzahlen werden zeitnah die Unternehmenssteuerung beeinflussen und es ermöglichen, kurzfristig Markttrends zu erkennen und Prozesse effizient zu gestalten.

Welche Arten von KPIs gibt es?

KPIs lassen sich in qualitative und quantitative Kennzahlen unterscheiden. Die qualitativen KPIs bietet bei der Analyse gewisse Spielräume, denn sie bewerten Maßnahmen, wie die Kundenzufriedenheit. Mit ihrer Auswertung und dem Vergleich lassen sich neue Produkte oder Dienstleistungen definieren oder bestehende Services verbessern, um die Zufriedenheit der Kunden zu erhöhen. Quantitative KPIs basieren immer auf Zahlen, sie sind also messbar und berechenbar. Dazu gehört unter anderem der ROI oder der Customer Lifetime Value.

Was sind die wichtigsten KPIs?

Blickt man aus der Betriebswirtschaftslehre auf ein Unternehmen, dann sind die wichtigsten Indikatoren solche KPIs, die sich auf die finanziellen Aspekte einer Organisation beziehen. Angefangen vom Cashflow, über den ROI, bis zur Eigenkapitalquote oder der Umsatzrentabilität. Es finden sich aber auch wichtige KPIs in einzelnen Abteilung, wie dem Vertrieb oder dem Marketing. Jedes Unternehmen definiert für sich die wichtigsten KPIs.

Zu den wichtigsten KPIs im Marketing gehören die Klickrate (CTR), das Umsatzziel, die Kosten pro Lead (CPL) und die Absprungrate.

Im Vertrieb definiert man KPIs beispielsweise im Bereich der Anzahl der Sales Opportunities, die Cross-Selling-Rate, über das Umsatzwachstum bis zum Umsatz pro Vertriebsmitarbeiter.

Die wichtigsten KPIs in Unternehmen werden in der Regel vom Controlling definiert und überwacht. Jede Kennzahl misst dabei einen wichtigen Erfolgsfaktor und steht in Bezug zu einem vorher definierten optimalen Wert. Als Gradmesser können Abweichungen vom Optimalwert – sowohl in die positive als auch in die negative Richtung – Kenntnisse über Produktqualität oder Leistungsfähigkeit von Mitarbeitern, Abteilungen, Bereichen oder Unternehmen geben.

Um Unternehmen eine Hilfe bei der Erstellung der wichtigsten KPIs zu geben, lassen sich die Kennzahlen in folgende Bereiche grob einteilen:

Erfolgskennzahlen beziehen sich auf den Erfolg, die Leistung oder Auslastung einer Organisation. Sie lassen sich auch im individuellen Fall auf einzelne Maschinen, organisatorische Einheiten oder Mitarbeiter beziehen.
Kostenkennzahlen sind der Betriebswirtschaftslehre entnommen. Sie stellen das Verhältnis der Kosten zu den Gesamtkosten der Organisation dar und lassen sich auf einzelne Kostenarten, Kostenstellen oder Kostenträger runterbrechen.
Liquiditätskennzahlen analysieren die Zahlungsfähigkeit von Organisationen und beurteilen die Fähigkeit, ob ein Unternehmen seinen Zahlungsverpflichtungen fristgerecht nachkommen kann. Es gibt drei Liquiditätsgrade, die auch als Barliquidität, Einzugsliquidität und Umsatzliquidität bezeichnet werden.
Produktionskennzahlen erlauben die Überwachung, Analyse und Optimierung von Produktionsprozessen. Sie nehmen Bezug zu Quantität sowie Qualität und werden ergänzt durch individuell festgelegte Faktoren wie Zeit, Umsatz oder Kosten.

Was macht gute KPIs aus?

Wenn Kennzahlen dabei helfen, strategische Ziele zu erreichen und mit konkreten Messwerten erfasst sind, darüber hinaus leicht kontrollierbar und beeinflussbar sind, dann handelt es sich um gute KPIs.

Sie geben einen klaren Einblick in Prozesse oder Abläufe und sind vergleichbar. Dabei muss aber darauf geachtet werden, dass es sich nicht nur um Finanzkennzahlen handelt. Um eine Systematik für die KPIs zu erhalten, empfiehlt es sich, ein Dashboard einzurichten.

Grundsätzlich müssen KPIs SMART sein, das bedeutet:

S= Sustainable & Specific, also nachhaltig für die Geschäftsentwicklung sowie genau definiert

M= Measurable, also messbar

A= Achievable, Accepted & Actionable, also erreichbar, akzeptiert und verfolgbar. Das bedeutet, es lassen sich konkrete Maßnahmen zur Steuerung ableiten.

R= Reasonable & Realistic, also nachvollziehbar und realistisch.

T= Time based, also auf einem festgelegten Zeitraum bzw. Vergleichszeitraum basierend. Sinnvoll sind hierbei Monate, Jahre, quartalsweise oder im Jahresvergleich. Auch saisonale Zeiträume können sinnvoll sein.

Key Performance Indicators haben stets einen Zielwert

KPIs werden immer in ein Verhältnis gesetzt, das kann als Varianz, Prozent von oder Abweichung sein. Sie haben immer einen Zielwert, sonst lassen sie sich nicht vergleichen und bewerten.

Normalerweise ist das Controlling für die Definition von KPIs zuständig, das kann aber auch eine Business Intelligence Gruppe im Unternehmen sein. Sinnvoll ist die Zusammenführung der KPIs über ein Dashboard, die Unterteilung in Rot/Gelb/Grün kann bei der Visualisierung der Abweichungen helfen.

Unternehmen müssen beachten, dass sie sich den strategisch wichtigen Kennzahlen widmen und die auch zu Veränderungen oder Handlungen führen, wenn die Ergebnisse vorliegen. Mit dem bloßen Messen von Werten erfolgt keine Erstellung von KPIs.

Grundsätzlich können KPIs individuell kategorisiert werden. Es gibt interne und externe Kriterien, die sich dafür eigenen. Aber wichtig ist immer die individuelle Anpassung der relevanten Kennzahlen und der definierten Ziele.

KPIs unterstützen Unternehmen dabei, die Zukunft zu gestalten und erfolgreich neue Produkte oder Dienstleistungen am Markt zu platzieren. Abweichungen werden sofort erkannt und erlauben die Anpassung der betrieblichen Prozesse. Mit KPIs ist es leichter, zukunftsbezogene Aussagen wie Forecast, Budget oder Predictive Analytics zu erstellen. Ein modernes BI-System kann dabei helfen.