NewsletterAll-in-one Lösung für Außendienst und Kundenservice
Steuern und planen Sie Ihren Außendienst und Kundenservice mit digitaler Unterstützung von ERP-Systemen und innovativen Apps zur Zeiterfassung, Dokumentation und vielem mehr
Effektives Management des Außendienstes für den Erfolg Ihres Unternehmens
- Verbesserte Kommunikation
- Informationen schnell und einfach erfassen, verwalten und weitergeben
- Erhöhte Transparenz und Datengenauigkeit
Steigern Sie Ihre Unternehmensleistung durch die erfolgreiche Steuerung ihres Außendienstes
Optimieren Sie die Effizienz Ihres Außendienstes, reduzieren Sie die Reaktionszeiten und senken Sie dabei die Kosten.
Mit der Haufe X360 Außendienststeuerung erhalten Sie alle notwendigen Funktionen, um dies zu erreichen.
Im Gegensatz zu anderen Außendienst-Lösungen ist unsere Software nahtlos in Ihr ERP-System integriert, was eine Verknüpfung mit anderen ERP-Modulen wie CRM, Warenwirtschaft, Buchhaltung und Finanzberichterstattung ermöglicht.
Profitieren Sie von maximaler Transparenz und einer 360-Grad-Sicht auf alle Kundenaktivitäten, um systematisch die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und gleichzeitig Ihren Umsatz nachhaltig zu steigern – ein entscheidender Wettbewerbsvorteil!
Zusätzlich ist die Haufe X360 Außendienststeuerung als webbasierte und vollständig mobile Lösung ideal für Ihre Außendienstmitarbeiter geeignet, um jederzeit und von überall aus effektiv zu arbeiten.
Kostenfreies Webinar
Digitalisierung im AUßendienst und Kundenservice
Maximale Effizienz im Außendienst: Wie Sie mit dem richtigen Steuerungsansatz Ihr Unternehmen bereichern
Wir zeigen Ihnen in ca. 20 Minuten einen kurzen theoretischen Teil und anschließend wie Sie den gesamten Kunden- und Auftragsprozess digital steuern, verwalten und abwickeln können.
Webinar-Inhalte:
- Erstellen von Projektaufträgen auf Basis von Angeboten
- Serviceaufträge auf Basis von Projektaufträgen
- Auftragsbasierte Ressourcen- und Beschaffungsplanung
- Interaktive Terminplanung und Terminsteuerung
- Digitalisierte Zeiterfassung und Leistungsabrechnungen
- Automatisierte Buchhaltung für auftragsbezogenen Abrechnungsprozesse
- Integrierte Lagerhaltung (incl. virtuelle und mobile Läger)
- Ticketbasierter Customer Support (vom Ticket zum Serviceauftrag)
- Von der Lead Generierung bis zum Angebot (Summary)
Effizienter Arbeiten dank Außendienst-Software
- Dank einer optimalen Routenplanung und einer hohen Transparenz können Sie die Effizienz Ihrer Außendienstprozesse steigern.
- Ihre Außendienstmitarbeiter haben mobil Zugriff auf alle relevanten Artikel- und Kundeninformationen aus der Warenwirtschaft, was besonders bei Preisverhandlungen von Vorteil ist.
- Durch integrierte Dashboards und das Außendienst-Kalenderbrett behalten Sie jederzeit den Überblick über alle Betriebsabläufe.
- Durch eine Optimierung der Abläufe sparen Sie Zeit und Kosten und reduzieren die Einarbeitungszeiten.
- Sie können Ihre Kunden in Echtzeit über den Status Ihrer jeweiligen Außendiensteinsätze informieren.
5-Minuten-Überblick: Servicemanagement Effizient vor Ort
Alle Funktionen auf einen Blick
Die Haufe X360 Außendienstsoftware ist optimal auf die Bedürfnisse des Mittelstands zugeschnitten, da sie alle relevanten Funktionen beinhaltet und nahtlos mit allen anderen Haufe X360 ERP-Modulen wie Vertriebs- und Kundenmanagement sowie Lager- und Projektbuchhaltung integriert ist. Dies ermöglicht eine höchstmögliche Effizienz im Außendienst und Kundenservice.
Kundenservicemanagement
Durch die Nutzung der visuellen Terminplantafel stellen Sie sicher, dass sich immer die richtigen Mitarbeiter am korrekten Ort befinden.
Die Erfassung von Anfragen für Serviceleistungen erfolgt schnell und einfach. Zudem haben Sie schnellen Zugriff auf Kundendaten, Produktverlauf und Ressourcen, was die Zeit zwischen Anruf und Auftragszuweisung erheblich verkürzt. Serviceaufträge können automatisch basierend auf Benutzer oder Terminart zugewiesen werden und können auch kopiert werden, um sie mit neuen Daten und Zeiten zu füllen. Sie können Tages- und Wochenpläne automatisch erstellen oder mithilfe von Drag-and-Drop-Tools auf einem visuellen Kalender erstellen.
Sie können die Details der Geräte und Produkte, die bei Ihren Kunden installiert sind, aufzeichnen, einschließlich der verfügbaren Reparaturteile. Sie können auch Hersteller und Installationen verfolgen und Aufträge für vorbeugende Wartungsarbeiten planen. Durch die Verknüpfung von Kundengeräten mit wiederkehrenden Zeitplänen und Verträgen im Haufe X360 Kundenmanagement können Sie den Überblick behalten.
Erstellen und Verwalten Sie vereinfacht mehrere Serviceverträge pro Kunde. Anschließend können Sie alle Termine mit Hilfe der Terminplanungstafel für Personal und Ressourcen planen und optimieren.
Sie können Garantieangebote für Ihre Kunden erstellen, in denen angegeben wird, welche Teile unter Garantie stehen, um sicherzustellen, dass Sie Ihren Kunden für diese Teile keine Rechnung stellen müssen.
Durch die Haufe X360 App für Android und Apple iOS können Sie sicherstellen, dass Sie eine nahtlose Verbindung zu Ihren Mitarbeitern haben. Dadurch können alle Beteiligten unabhängig von Ort und Zeit auf Serviceinformationen und Kundendaten zugreifen. Sie können auch Service- und Reisezeiten mit Details für jeden Außendienstmitarbeiter erfassen.
Sie können Dienstleistungen planen, die spezielle Werkzeuge oder Ressourcen erfordern, die möglicherweise nur in begrenzter Menge verfügbar sind. Das System überwacht die Mengen und warnt Sie, wenn ein Werkzeug oder eine Ressource nicht mehr verfügbar ist.
Halten Sie Ihre Außendienstmitarbeiter durch Zeitpläne, die sie mobil abrufen können auf dem neuesten Stand. Zusätzlich können Sie ihnen eine SMS oder E-Mail senden, um sie über eine eingegangene Buchung oder bestätigte Termine zu informieren.
Ist es möglich, dass Sie Ihre Dienstleistungen in unterschiedlichen Ländern anbieten? Mit Haufe X360 Außendienststeuerung können Sie Serviceaufträge, Termine und Serviceverträge in verschiedenen Währungen erstellen.
Erstellen Sie einen standardisierten Servicevertrag für die Fakturierung. Der Vorteil dieses Vertrags ist, dass Sie für den festgelegten Abrechnungszeitraum die folgenden Aspekte definieren können, die dann automatisch berücksichtigt werden:
- die zu erbringenden Leistungen
- die Anzahl der Termine oder Stunden
- die fällige Gebühr und den Aufpreis bei Überschreitung der angegebenen Anzahl von Terminen oder Stunden.
Die Haufe X360-Module sind alle vollständig integriert. Dadurch haben Sie den Vorteil, dass Kundeninformationen im gesamten Unternehmen sichtbar sind und eine 360-Grad-Sicht auf alle Kundeninteraktionen entlang der Wertschöpfungskette bieten. Beispielsweise können Sie bei der Auftragserfassung für den Verkauf eines Geräts den Installationstermin beim Kunden planen.
Routenplanung
Dieses leistungsstarke Werkzeug bietet die Möglichkeit, Routen pro Außendienstmitarbeiter zu optimieren und Termine nach verschiedenen Kriterien zu filtern.
Jeder Service-Mitarbeiter erhält in Google Maps eine Übersicht über die Routen, die er abarbeiten muss, sowie eine Liste der benötigten Ressourcen wie Ausrüstung oder Maschinen. Dank der farblichen Markierung der Routen je nach Auftragsstatus behalten Sie jederzeit den Überblick und können bei Bedarf schnell Anpassungen vornehmen. Um die Fahrzeit zu verkürzen, steht Ihnen die Möglichkeit offen, den Google Maps Routenoptimierungsdienst zu nutzen, der automatisch Verkehrsinformationen berücksichtigt und die Route auf dem mobilen Gerät des Außendienstmitarbeiters anpasst.
Die Haufe X360 Außendienststeuerung integriert Google Maps nahtlos, was bedeutet, dass grafische Informationen wie Standorte und Fahrzeiten in Echtzeit überall verfügbar sind. Sobald Änderungen an der Route vorgenommen werden, werden diese sofort aktualisiert und auf dem mobilen Gerät des Service-Mitarbeiters angezeigt.
Haufe X360 - lassen Sie sich von uns überzeugen!
Sie möchten gerne mehr zum Thema digitaler Außendienst & Kundenservice erfahren? Wir stellen Ihnen gerne die Vorteile und Funktionen von Haufe X360 in einem kostenfreien Gespräch vor.
Vereinbaren Sie gleich hier einen Termin mit unserer Sales Managerin Valeria!
Geräteverwaltung
Durch die Nutzung der visuellen Terminplantafel stellen Sie sicher, dass sich immer die richtigen Mitarbeiter am korrekten Ort befinden.
Es soll eine Möglichkeit geben, für jeden Kunden je nach Standort mehrere Servicepläne zu erstellen und zu verwalten.
Kombinieren Sie pro Kunde mehrere Verträge.
Die Termine für sämtliche Serviceverträge werden automatisch generiert und beinhalten auch die benötigte Ausrüstung für die Wartung. Durch einen einfachen Knopfdruck können Sie zudem überprüfen, ob für bestimmte Geräte bereits eine Wartung durchgeführt wurde.
Es ist möglich, Vorlagen für eine vorgegebene Auswahl an Dienstleistungen zu erstellen.
Um Missverständnisse und Einwände zu vermeiden, ist es ratsam, Garantien festzulegen, in denen die spezifischen Garantiegegenstände klar angegeben sind. Innerhalb eines Serviceauftrags können verschiedene Garantieklassen kombiniert werden, zum Beispiel eine zweijährige Garantie auf Teile und eine einjährige Garantie auf Arbeit.
Die Abrechnung aller Teile und Arbeiten, die im Zusammenhang mit den erbrachten Dienstleistungen stehen, erfolgt unkompliziert.
Das Ersatzteillager ist mit der Warenwirtschaft verknüpft und ermöglicht eine automatische Beschaffung.
Im Außendienst sind Werkzeuge und Reparaturteile üblicherweise auf mehrere Fahrzeuge und Lagerstandorte verteilt. Mit unserer Außendienst-Software behalten Sie jederzeit die Kontrolle über die Standorte und Kosten. Durch die Integration von Bestands- und Einkaufsmanagement werden Nachschubaufträge automatisch ausgelöst, um Engpässe zu vermeiden. Der Bestand kann an einen bestimmten Standort geschickt werden und sobald die Teile eingetroffen sind, wird der Service-Techniker benachrichtigt, um den Servicetermin für die Installation zu planen.
Aktualisierte Bestellungen und Termine werden an jedes mobile Gerät gesendet, um sicherzustellen, dass alle Ansprechpartner stets auf dem neuesten Stand sind.
Effektive Koordination von Büro und Außendienst für erfolgreiche Geschäftsabläufe
Mit der Haufe X360 App für Android und Apple iOS können Sie jederzeit in Verbindung bleiben und mit Ihren Außendienstmitarbeitern effektiv kommunizieren. Die App ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, auch von unterwegs auf wichtige Informationen und Kundendaten zuzugreifen sowie Service- und Reisezeiten mit verschiedenen Abrechnungssätzen zu protokollieren. Sogar für diejenigen, die unterwegs mit Laptops arbeiten, ist die Nutzung von Haufe X360 kein Problem, da die Software auch über einen Webbrowser aufgerufen werden kann.
Proaktives Serviceerlebnis für Ihre Kunden
Um dem Kunden mehr Service zu bieten, ist im Customer & Field Service die intuitive Customer Experience integriert. Dahinter verbirgt sich ein direkter Mehrwert für einzelne Kunden, der erlebbar und transparent ist. Kunden können beispielsweise über intelligente Chatbots Vereinbarungen für Termine machen.
Zu den immer verfügbaren Selfservices gelangt der Kunde mit dem Scannen von QR-Codes. Er erhält damit Zugang zu unkomplizierten Leistungen und Angeboten. Natürlich ist das Corporate Design eingehalten und alle mobilen Endgeräte zur Konnektivität mit dem Portal geeignet.
FAQ zu Außendienst / Kundenservice
Eine effektive Außendienst-Software ist eine lohnenswerte Investition für jedes Unternehmen, das Wert auf Wirtschaftlichkeit legt. Insbesondere mittelständische Betriebe können von einer optimalen Ressourcennutzung profitieren. Da der Markt hart umkämpft ist und die Mittel begrenzter als bei Großkonzernen sind, kann eine unterstützende Software sehr hilfreich sein. Haufe X360 kann sich je nach Art des Unternehmens bereits bei einem einzigen Außendienstmitarbeiter rentieren. Wenn die Software beispielsweise direkt mit dem Ersatzteillager verbunden ist, können Rückfragen vermieden und Kundenanfragen schneller beantwortet werden. Dies führt zu einer gesteigerten Kompetenz des Außendienstlers und stärkt das Vertrauen in das Unternehmen.
