ERP-System

Die MDIS Wissensdatenbank

Was ist ein ERP-System?

Als Teil der Digitalisierung kann ein ERP-System zahlreiche Geschäftsanwendungen digitalisieren, Prozesse optimieren und Trends aufspüren.

Die zentrale Datenbank innerhalb des ERP-Systems dient zur datengetriebenen Entscheidungsfindung und Analysen, visuell aufgearbeitet und ermöglicht Unternehmen, frühzeitig Trends und Veränderungen am Markt oder bei Kundenbedürfnissen zu erkennen und darauf entsprechend zu reagieren. Häufig sind ERP-Systeme modular aufgebaut und Cloud-basiert.

Die Software kann vom Kunden entsprechend den eigenen Bedürfnissen angepasst und jederzeit erweitert werden. Die Kosten sind deutlich geringer, als wenn das Unternehmen die Software individuell programmieren lassen würde oder eine Lizenz pro User bzw. Monat erwirbt. Ein ERP-System ist meist mit KI aufgewertet, was die Software intelligent macht. Die Künstliche Intelligenz lernt selbständig hinzu und erhöht das Effizienzpotenzial des ERP.

Wie funktioniert ein ERP-System?

Bei einem ERP-System handelt es sich um eine modular aufgebaute Plattform, Software-basiert und in der Regel in der Cloud abgelegt. Die Software ist so aufgebaut, dass sie die Daten erfasst, steuert, speichert, verarbeitet, analysiert und mit KI auch versteht. Die Unternehmensdaten sind längst zum Wettbewerbsvorteil geworden und ein ERP-System erlaubt die systematische Aufarbeitung und zentrale Zusammenführung in einem Medium.

Ein ERP-System kann auch mit einem CRM-System kombiniert sein, aber über Schnittstellen der verschiedenen Hersteller lässt es sich auch an ein externes Programm anschließen. Über die API-Schnittstellen können verschiedenste Datenquellen implementiert werden, sodass über eine Benutzeroberfläche alle Prozesse und Geschäftsvorfälle gesteuert werden.

Mit dem jederzeitigen Zugriff auf Daten, unabhängig von Ort und Zeit, sind Unternehmen mit einem ERP-System in der Lage, den Kunden 24/7 umfänglich zu betreuen. Alle Ressourcen stehen übersichtlich zusammengefasst zur Verfügung und die miteinander kommunizierenden IT-Systeme tauschen sich in Echtzeit aus. ERP-Systeme bilden den technologischen Grundstein zur effizienten und nachhaltigen Organisation von Unternehmen.

ERP-System – Was sind die Vor- und Nachteile?

Mit der Aufwertung von Unternehmensdaten setzen Unternehmen ihre Basis für den zukünftigen Erfolg. Die Lage auf den globalen Märkten verschärft sich und ohne eine zentrale Steuerung aller Daten können Unternehmen die komplexen Abläufe nicht mehr abbilden. Doch ein ERP-System hat neben seinen vielfältigen Vorteilen auch einige Nachteile, die Unternehmen vor der Anschaffung kennen sollten.

Die Nachteile bei ERP-Systemen zeigen sich primär hinsichtlich der Datenzusammenführung, denn in der Vielzahl der Unternehmen liegen diese nicht in einheitlichem Format und/oder aus unterschiedlichen Quellen vor.

Welche Vorteile hat ein ERP-System?

Zentrale Steuerung aller Unternehmensdaten in Echtzeit
Sichere und transparente Speicherung aller Daten und Informationen
Ganzheitliche Betreuung von Bestandskunden
Analysen zur Neukundengewinnung und fürs Marketing
Modular erweiterbar und individuell anpassbar
Abo-Modell bietet finanzielle Flexibilität
Geringe Investitionskosten

Was sind die Nachteile von ERP-Systemen?

Kosten für die Datenzusammenführung im Vorfeld
Langwierige Planungsverfahren, wenn der Anbieter nicht kompetent ist
Regelmäßiger Schulungsbedarf der Mitarbeiter notwendig

ERP-Systeme sind von namhaften Anbietern wie SAP, Oracle oder Microsoft im Angebot. Jedes System hat aber seine individuellen Stärken und Schwächen. Ein Vergleich der ERP-Vorteile und -Nachteile lohnt auf jeden Fall. Inzwischen finden sich auch zahlreiche Anbieter am Markt, die ERP-Systeme nach neuesten technologischen Anforderungen realisieren und dabei die individuellen Bedürfnisse der Unternehmen schnell umsetzen können.

Die Nachteile von ERP-Systemen lassen sich häufig mit der entsprechenden Vorbereitung und Planung der Datenreinheit minimieren. Mit Haufe X360 als Anbieter kann die Planungsphase bereits diese Hürden berücksichtigen und Lösungen enthalten.

Wann lohnt sich eine ERP-Umstellung?

Eine ERP-Umstellung lohnt sich dann, wenn das bestehende ERP-System entweder sehr lange für Datenanalysen braucht oder nicht jede Abteilung integriert werden kann. Auch wenn die Datenlast schlichtweg zu groß geworden ist, hier kommt Big Data ins Spiel, kann die ERP-Umstellung notwendig sein. Dank kosteneffektiver Abo-Modelle und Cloud-basierter ERP-Systeme ist die Umstellung in der Regel kein Problem.

Es ist jedoch wichtig, bei der ERP-Umstellung zu beachten, dass die Planung detailliert und sorgfältig im Vorfeld erledigt wird. Nur dann erfolgt die Umstellung der Geschäftsprozesse auf die neue Software mit minimalem Aufwand und mit so wenig Problemen wie möglich. Dafür muss ein Anbieter gefunden werden, der sich mit ERP-Systemen hervorragend auskennt.

Die ERP-Umstellung muss nicht zwangsläufig innerhalb eines Anbieters erfolgen. Auch wenn die Grundfunktionen von ERP-Systemen in der Regel gleich oder ähnlich sind, gibt es doch Unterschiede bei den Entwicklungen. ERP-Systeme mit Künstlicher Intelligenz versprechen zahlreiche Vorteile, allerdings muss dafür eine entsprechend große Datenbasis vorliegen. Ist dem nicht so, reicht auch ein ERP-System aus, dass nicht mit KI ausgestattet ist.

Das ERP-System stützt die digitale Transformation

Ein ERP-System hilft dabei, standardisierte Abläufe in Unternehmen technisch zu unterstützen und stellt einen Ist-Zustand dar, der sich über Analysen und Künstliche Intelligenz in ein Soll-Bild wandelt. Die zentrale Datenverwaltung bietet den Zugriff in Echtzeit und anpassbare Module gewähren große Flexibilität. Die bereichsübergreifende Datennutzung birgt viel Potenzial für zukünftige Geschäftsmodelle.

Unternehmen brauchen ein ERP-System zur digitalen Abbildung immer komplexer werdender Abläufe und Prozesse. Außerdem zeigen sich entlang der Wertschöpfungsketten zunehmend dringend benötigte Schnittstellen auf, die nur über moderne Technologien vernetzt werden können. Das breite Spektrum optionaler Funktionen erlaubt die individuelle Anpassung der ERP-Module an die jeweilige Organisationsstruktur.

Für den Aufbau von wertschöpfenden Kundenbeziehungen ist die Ansprache der Kunden und die Erfüllung ihrer Bedürfnisse nach höchsten Standards zwingend notwendig. Das ERP-System ist daher kundenzentriert aufgebaut und kann mit automatisierten Analysen KPI berechnen, die für strategische und operative Handlungsempfehlungen der Geschäftsleitung dienen.