Checkliste-Buchhaltung
Checkliste
In 7 Schritten zur automatisierten Buchhaltung
Diese praxisorientierte Checkliste unterstützt Sie dabei, Ihre Buchhaltung strukturiert, effizient und fehlerfrei zu organisieren. Ob Monatsabschluss, Belegprüfung oder ERP-Integration – mit klaren Abläufen und definierten Kontrollpunkten behalten Sie jederzeit den Überblick.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
Reduzieren Sie manuelle Fehler durch systematische Prozessschritte
Sparen Sie Zeit mit klar strukturierten Prüfabläufen
Erfüllen Sie rechtliche Anforderungen und dokumentieren Sie prüfungssicher
Erkennen Sie Abweichungen frühzeitig und reagieren Sie gezielt
Ideal für Unternehmen, die ihre Buchhaltung digitalisieren oder mit einem ERP-System wie Haufe X360 optimieren möchten.
In 7 Schritten zur automatisierten Buchhaltung:
- Buchhaltungsprozess analysieren
- Ziele der Automatisierung festlegen
- Anforderungen an das ERP-System formulieren
- Passendes ERP-System auswählen
- Einführung und Projektplanung aufsetzten
- Buchhaltungsprozesse automatisieren
- Ergebnisse messen und Prozesse optimieren
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In 7 Schritten zur automatisierten Buchhaltung
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Wie Haufe X360 der Elektronik- und Hightech-Industrie den Weg frei macht
Whitepaper
Wie Haufe X360 den Weg für die Elektronik- und Hightech-Industrie frei macht
Die Elektronikindustrie steht heute vor enormen Herausforderungen: Kurze Produktlebenszyklen verlangen nach ständigen Innovationen – doch komplexe Lieferketten mit langen Wartezeiten und schwankenden Preisen erschweren die schnelle Umsetzung. Genau hier setzen moderne ERP-Systeme an und schaffen Transparenz, Effizienz und Flexibilität, die den Unterschied machen.
Als Treiber der Digitalisierung ist die Elektronikbranche nicht nur Vorreiter bei technologischen Innovationen wie Industrie 4.0 oder selbstfahrenden Autos, sondern auch Motor für den Fortschritt in zahlreichen anderen Industriezweigen. Doch hohe bürokratische Hürden und volatile Halbleiter-Lieferketten belasten die Unternehmen erheblich.
Unser Whitepaper zeigt, wie leistungsstarke ERP-Lösungen diese Herausforderungen meistern, Innovationen beschleunigen und nachhaltigen Wettbewerbsvorteil sichern. Entdecken Sie, wie Sie mit den richtigen Werkzeugen Ihre Prozesse optimieren und Ihr Unternehmen zukunftssicher aufstellen – für mehr Wachstum, Agilität und Erfolg in der Hightech-Welt von morgen.
Im Whitepaper erfahren Sie:
- Supply Chain Management
- Produktion
- Service und Vertrieb
- Controlling und KPI
- Cloud-ERP
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Haufe X360 für die
Elektronik- und Hightech-Industrie
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Weitere Whitepaper von MDIS













Checkliste-Qualitätssicherung
Checkliste
Qualitätssicherung von A bis Z in 8 Schritten
Eine sorgfältig ausgearbeitete Checkliste zur Qualitätssicherung ist das Herzstück eines jeden erfolgreichen Qualitätsmanagements. Sie begleitet Sie Schritt für Schritt durch alle wichtigen Prüf- und Kontrollprozesse und sorgt dafür, dass keine entscheidenden Details übersehen werden.
Mehrwerte der Qualitätssicherungs-Checkliste:
Systematische Prozesskontrolle: Durch klare Vorgaben und strukturierte Abläufe reduzieren Sie Fehlerquellen und sichern die Produktqualität von Anfang bis Ende.
Effizienzsteigerung: Standardisierte Prüfabläufe sparen Zeit, vermeiden Doppelarbeit und ermöglichen eine schnelle Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
Nachvollziehbarkeit und Dokumentation: Jede Prüfung wird sauber dokumentiert, was Rückverfolgbarkeit gewährleistet und Compliance mit Normen wie ISO erleichtert.
Frühzeitige Fehlererkennung: Durch regelmäßige und präzise Prüfungen erkennen Sie Abweichungen frühzeitig, können schnell reagieren und kostenintensive Nacharbeiten vermeiden.
Kontinuierliche Verbesserung: Die Checkliste unterstützt die Identifikation von Schwachstellen und fördert die Umsetzung von Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen.
Qualitätssicherung von A bis Z in 8 Schritten:
- Prüfplanung erstellen
- Prüfmittel vorbereiten
- Prüfaufträge erstellen und zuweisen
- Prüfung durchführen
- Abweichungen dokumentieren
- Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen
umsetzen - Berichte und Zertifikate erstellen
- Rückverfolgbarkeit sichern
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Qualitätssicherung von A bis Z in 8 Schritten
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Checkliste-Projektcontrolling
Checkliste
In 7 Schritten zum stressfreien Projektstart
Projektcontrolling ist ein zentrales Steuerungsinstrument für erfolgreiche Projekte – unabhängig von Branche, Größe oder Methodik. In der Praxis fehlt jedoch oft ein strukturierter Überblick über alle relevanten Aufgaben und Kontrollpunkte. Genau hier setzt diese Checkliste an:
Sie unterstützt Projektverantwortliche dabei,
den Überblick über alle Controlling-Bereiche zu behalten,
wiederkehrende Aufgaben systematisch abzuarbeiten,
Frühwarnzeichen frühzeitig zu erkennen und
Transparenz gegenüber Stakeholdern zu schaffen.
Die Checkliste deckt alle Phasen des Projektcontrollings ab – von der Planung über das laufende Monitoring bis zum Projektabschluss. Ergänzt wird sie durch kompakte Antworten auf die wichtigsten strategischen Fragen, die im Projektverlauf immer wieder gestellt werden.
In 7 Schritten zum stressfreien Projektstart:
- Projektstart / Planungsphase
- Kosten- und Budgetcontrolling
- Termin- und Fortschrittscontrolling
- Qualitätscontrolling
- Risikocontrolling
- Berichtswesen & Kommunikation
- Projektabschluss
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Vertragsmanagement: Warum die Integration in ERP-Systeme entscheidend ist
Vertragsmanagement: Warum die Integration in ERP-Systeme entscheidend ist
In vielen Unternehmen fristet das Vertragsmanagement noch ein Schattendasein: Verträge werden in unübersichtlichen Ordnerstrukturen abgelegt, Fristen manuell verwaltet und wichtige Dokumente erst nach langem Suchen gefunden. Doch gerade in einer digitalisierten Geschäftswelt kann eine ineffiziente Verwaltung von Verträgen zu hohen Kosten, verpassten Chancen und rechtlichen Risiken führen. Die Lösung? Eine professionelle Vertragsmanagement-Software, die nahtlos in bestehende ERP- und CRM-Systeme integriert wird.
Warum digitales Vertragsmanagement unverzichtbar ist
Verträge sind das Rückgrat jedes Unternehmens. Sie regeln Geschäftsbeziehungen, definieren Rechte und Pflichten und legen die Basis für langfristige Partnerschaften. Doch wenn Fristen übersehen, Verträge versehentlich verlängert oder ungünstige Konditionen nicht rechtzeitig nachverhandelt werden, kann das teuer werden. Eine professionelle Vertragsmanagement-Lösung sorgt für Transparenz und Kontrolle über den gesamten Vertragslebenszyklus – von der Erstellung über die Verwaltung bis zur Archivierung.
Die Vorteile der Integration in ERP- und CRM-Systeme
1. Automatisierte Workflows für mehr Effizienz
Ohne eine digitale Lösung müssen Verträge häufig noch manuell bearbeitet, genehmigt und abgelegt werden. Das kostet nicht nur Zeit, sondern ist auch fehleranfällig. Durch eine Integration in bestehende ERP- und CRM-Systeme können Workflows automatisiert werden – von der Vertragserstellung bis zur Freigabe. Automatische Erinnerungen an Kündigungs- und Verlängerungsfristen helfen, unnötige Kosten zu vermeiden.
2. Verbesserte Compliance und Risikominimierung
Gerade in regulierten Branchen ist es essenziell, Vertragsdaten korrekt zu verwalten und jederzeit auditierbar zu halten. Eine Vertragsmanagement-Software stellt sicher, dass alle Verträge den geltenden Compliance-Richtlinien entsprechen. Zudem ermöglicht sie die zentrale Erfassung von Vertragsklauseln und macht es einfacher, Risiken frühzeitig zu identifizieren.
3. Zentrale Datenhaltung und schnelle Verfügbarkeit
Ein zentraler digitaler Speicherort für alle Verträge bedeutet, dass relevante Dokumente jederzeit und von überall zugänglich sind. Gerade in Zeiten hybrider Arbeitsmodelle ist es wichtig, dass alle Beteiligten Zugriff auf die neuesten Vertragsversionen haben – ohne umständliches Suchen in E-Mail-Postfächern oder Aktenschränken.
4. Bessere Verhandlungsposition durch Datenanalyse
Moderne Vertragsmanagement-Lösungen bieten Analysefunktionen, mit denen Unternehmen wertvolle Erkenntnisse gewinnen können. Welche Vertragsarten bringen den meisten Umsatz? Wo gibt es wiederkehrende Kostenfallen? Wo lassen sich bessere Konditionen verhandeln? Eine datenbasierte Vertragsstrategie kann hier bares Geld sparen.
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Zukunftstrend: KI-gestütztes Vertragsmanagement
Ein Blick in die Zukunft zeigt, dass Künstliche Intelligenz (KI) zunehmend eine Rolle im Vertragsmanagement spielen wird. KI kann dabei helfen, Vertragsrisiken automatisch zu identifizieren, Klauseln zu analysieren und Optimierungspotenziale aufzuzeigen. Unternehmen, die sich heute mit modernen Lösungen beschäftigen, profitieren langfristig von effizienteren Prozessen und einer besseren Kontrolle über ihre Verträge.
Fazit
Die Integration eines digitalen Vertragsmanagements in ERP- und CRM-Systeme ist keine Frage des „Ob“, sondern des „Wann“. Unternehmen, die ihre Verträge effizient verwalten, minimieren Risiken, sparen Zeit und Kosten und können sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Wer sich frühzeitig mit den Möglichkeiten moderner Lösungen auseinandersetzt, sichert sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.
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Die Rolle von Middleware in modernen ERP-Systemen
Die Rolle von Middleware in modernen ERP-Systemen
In einer zunehmend digitalen und vernetzten Geschäftswelt sind Unternehmen mehr denn je auf eine effiziente IT-Infrastruktur angewiesen, die es ermöglicht, verschiedene Systeme und Anwendungen miteinander zu verbinden. Dies ist besonders wichtig, wenn es um Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme geht, die zentrale Funktionen wie Finanzen, Personalwesen und Lagerverwaltung abdecken. Doch in vielen Unternehmen ist das ERP-System nicht die einzige Softwarelösung. Um maximale Effizienz zu erzielen, müssen ERP-Systeme mit einer Vielzahl anderer Anwendungen kommunizieren, darunter CRM-Systeme, BI-Tools, E-Commerce-Plattformen und mehr. Hier kommt Middleware ins Spiel – eine Technologie, die als Brücke zwischen verschiedenen Anwendungen fungiert und so die Integration, Skalierbarkeit und Flexibilität eines Unternehmens sicherstellt.
Was ist Middleware?
Middleware ist eine Software, die es verschiedenen Anwendungen und Systemen ermöglicht, miteinander zu kommunizieren und Daten auszutauschen, ohne dass jedes System direkt miteinander verbunden werden muss. Sie kann als „Datenleitung“ zwischen verschiedenen Anwendungen oder Softwarelösungen betrachtet werden, die auf unterschiedlichen Plattformen und Infrastrukturen laufen. Middleware sorgt dafür, dass Systeme, die unterschiedliche Technologien und Protokolle verwenden, trotzdem problemlos zusammenarbeiten können.
In der Praxis stellt Middleware eine Abstraktionsschicht dar, die für die Kommunikation zwischen ERP-Systemen und anderen Softwarelösungen sorgt. Sie kann dabei sowohl on-premise als auch in der Cloud eingesetzt werden.
Warum ist Middleware für moderne ERP-Systeme wichtig?
1. Integration von verschiedenen Anwendungen
Ein zentrales ERP-System ist selten das einzige System, das ein Unternehmen verwendet. Geschäftsanwendungen wie CRM-Systeme, BI-Tools oder E-Commerce-Plattformen müssen oft mit dem ERP-System kommunizieren, um Daten wie Kundeninformationen, Bestellstatus oder Finanzdaten auszutauschen. Diese Systeme können unterschiedliche Formate, Protokolle und Schnittstellen haben. Middleware ermöglicht es, diese Systeme so miteinander zu verbinden, dass sie effizient und fehlerfrei miteinander kommunizieren können.
Ein gutes Beispiel für Middleware in der Praxis ist die Integration von einem ERP-System mit einem CRM-System, um automatisch Kundendaten zu synchronisieren. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter auf die gleichen aktuellen Daten zugreifen können.
2. Skalierbarkeit und Flexibilität
Unternehmen sind einem ständigen Wandel unterworfen, und ihre Anforderungen an IT-Systeme ändern sich häufig. Middleware ermöglicht es, bestehende Systeme zu skalieren und neue Anwendungen zu integrieren, ohne die gesamte Infrastruktur umgestalten zu müssen. Ein Unternehmen kann jederzeit neue Softwarelösungen einführen, die Middleware kümmert sich um die Integration dieser Lösungen in die bestehende IT-Landschaft.
Wenn ein Unternehmen beispielsweise neue Cloud-Anwendungen einführen möchte, stellt Middleware sicher, dass diese nahtlos mit dem bestehenden ERP-System kommunizieren, ohne dass teure und zeitaufwändige Anpassungen am ERP selbst erforderlich sind.
3. Verbesserte Systemperformance
Middleware kann auch die Leistung von ERP-Systemen optimieren, indem sie die Verarbeitung von Daten und Anfragen effizienter gestaltet. Sie sorgt dafür, dass Daten in Echtzeit übermittelt werden und dass die verschiedenen Systeme optimal aufeinander abgestimmt sind. So wird sichergestellt, dass das ERP-System zu jeder Zeit mit den neuesten Daten arbeitet, was besonders für die Echtzeitanalyse und die Unterstützung von Entscheidungsprozessen wichtig ist.
4. Reduzierung der Komplexität
Die Integration von verschiedenen Softwarelösungen kann sehr komplex werden, wenn jedes System eine eigene Schnittstelle oder Kommunikationsprotokolle verwendet. Middleware reduziert diese Komplexität, indem sie eine einheitliche Schnittstelle bereitstellt, die von den unterschiedlichen Systemen genutzt werden kann. Unternehmen müssen sich nicht mehr mit den Details der einzelnen Systeme auseinandersetzen, sondern können sich auf eine zentrale Middleware-Lösung verlassen, die die Kommunikation übernimmt.
Vorteile der Middleware für ERP-Systeme
- Kostenersparnis: Durch die Verwendung von Middleware müssen Unternehmen nicht jedes Mal, wenn sie eine neue Anwendung einführen, das gesamte ERP-System anpassen. Dies reduziert die Kosten und den Aufwand für die Integration neuer Softwarelösungen.
- Schnellere Implementierung: Middleware ermöglicht eine schnelle und effiziente Integration von Systemen. Neue Anwendungen können schneller implementiert werden, ohne dass langwierige Entwicklungszyklen für die Integration erforderlich sind.
- Zukunftssicherheit: Da Middleware es ermöglicht, verschiedene Softwarelösungen unabhängig von deren Herkunft zu integrieren, ist das Unternehmen besser auf zukünftige Änderungen in der IT-Landschaft vorbereitet. Dies stellt sicher, dass das ERP-System auch in Zukunft mit neuen Technologien und Softwarelösungen kompatibel bleibt.
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Beispiele für Middleware-Lösungen in ERP-Umgebungen
Einige bekannte Middleware-Lösungen, die häufig in ERP-Umgebungen eingesetzt werden, umfassen:
- Enterprise Service Bus (ESB): Ein ESB ist eine Middleware-Lösung, die eine zentrale Kommunikationsplattform für verschiedene Anwendungen bietet und die Datenströme zwischen diesen Anwendungen koordiniert. Ein ESB kann dabei helfen, verschiedene ERP-Module oder ERP-Systeme miteinander zu verbinden.
- Message-Oriented Middleware (MOM): Diese Middleware ermöglicht die asynchrone Kommunikation zwischen Anwendungen und bietet eine zuverlässige Nachrichtenschicht. MOM ist besonders nützlich in Umgebungen, in denen eine hohe Verfügbarkeit und Skalierbarkeit erforderlich sind.
- Cloud-Middleware: Für Unternehmen, die in die Cloud migrieren oder hybride IT-Landschaften nutzen, bieten Cloud-basierte Middleware-Lösungen eine nahtlose Integration zwischen On-Premise-Systemen und Cloud-Anwendungen.
Fazit
Middleware ist ein unverzichtbares Element in modernen ERP-Systemen, da sie die Integration von verschiedenen Anwendungen und Systemen ermöglicht und gleichzeitig für Skalierbarkeit und Flexibilität sorgt. Unternehmen, die Middleware in ihre IT-Infrastruktur integrieren, können ihre Geschäftsprozesse effizienter gestalten, Kosten sparen und sich besser auf zukünftige technologische Herausforderungen vorbereiten. In einer Zeit, in der die IT-Landschaft zunehmend komplexer wird, bietet Middleware die nötige Brücke, um unterschiedliche Softwarelösungen miteinander zu verbinden und eine optimale Performance sicherzustellen.
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Warum komplexe Controlling-Prozesse das Projektmanagement ausbremsen
Warum komplexe Controlling-Prozesse das Projektmanagement ausbremsen
Die Herausforderung der Komplexität im Projektcontrolling
Projektcontrolling bildet das Rückgrat erfolgreicher Projekte, doch viele Unternehmen haben Schwierigkeiten mit der Komplexität traditioneller Controlling-Prozesse. Häufig wird ein unübersichtlicher Mix aus Excel-Tabellen, manueller Datenerfassung und isolierten Systemen verwendet, was dazu führt, dass wichtige Informationen verzögert oder unvollständig bereitgestellt werden. Dies erschwert eine präzise Überwachung des Projektfortschritts und führt zu ineffizienten Abläufen.
Fehlende Transparenz über den aktuellen Projektstatus oder Budgetüberschreitungen tritt dann häufig erst auf, wenn es zu spät ist, um kostspielige Korrekturmaßnahmen einzuleiten. Gerade in großen oder komplexen Projekten, in denen mehrere Teams und Abteilungen involviert sind, wird das Projektcontrolling dadurch schnell zu einer administrativen Belastung, die wertvolle Ressourcen bindet.
Im Gegensatz dazu bieten PDF-Rechnungen oder gescannte Papierdokumente nur eine visuelle Darstellung der Rechnung, die manuell in Systeme eingegeben werden muss. Eine echte E-Rechnung enthält dagegen alle erforderlichen Informationen in einem standardisierten Datenformat und kann sofort in der Buchhaltung und anderen Systemen verarbeitet werden.
Die Bedeutung der Automatisierung und Integration
Moderne Softwarelösungen bieten eine Lösung für diese Herausforderung. Durch die Automatisierung der Datenerhebung und die Integration aller relevanten Projektinformationen in einer einzigen Plattform wird der gesamte Controlling-Prozess deutlich vereinfacht. Echtzeit-Daten ermöglichen eine proaktive Steuerung, sodass Abweichungen sofort erkannt und korrigiert werden können.
Mit einem integrierten System können Unternehmen nicht nur ihre Projektbudgets effizienter überwachen, sondern auch ihre Ressourcenplanung optimieren. Dies führt zu einer besseren Allokation von Personal und Material, vermeidet Überstunden und minimiert Leerstände bei Ressourcen. Zudem ist der Einsatz von Cloud-Software zunehmend üblich, was eine ortsunabhängige und kollaborative Arbeit ermöglicht – ein erheblicher Vorteil in global agierenden Unternehmen.
Vorteile einer vereinfachten Controlling-Lösung
Eine vereinfachte und automatisierte Controlling-Lösung bringt viele Vorteile mit sich, insbesondere für Unternehmen, die mit großen und komplexen Projekten arbeiten. Die nahtlose Integration verschiedener Projektmanagement-Module, wie etwa Zeit- und Kostenverfolgung, ermöglicht eine umfassende und gleichzeitig fokussierte Übersicht über den Projektverlauf. Dies spart Zeit und steigert die Präzision.
Ein weiterer Vorteil ist die Reduktion von Fehlern, die in manuellen Prozessen oft auftreten. Automatisierte Systeme führen die Buchhaltung und die Projektaufzeichnungen in einem Schritt zusammen und stellen sicher, dass die Daten stets korrekt und konsistent sind. Darüber hinaus können diese Systeme benutzerfreundliche Dashboards bieten, die es auch weniger technisch versierten Mitarbeitern ermöglichen, die wichtigsten Kennzahlen schnell zu verstehen.
Der Weg zu mehr Effizienz und Projekterfolg
Für Unternehmen, die ihr Projektcontrolling optimieren möchten, stellt die Implementierung einer modernen Softwarelösung eine wesentliche Möglichkeit dar, Effizienzgewinne zu erzielen. Mit einem automatisierten und integrierten System können Projektmanager die Kontrolle über den gesamten Prozess übernehmen und jederzeit fundierte Entscheidungen treffen.
Diese Effizienzsteigerung ermöglicht es den Unternehmen, ihre Projekte schneller und kostengünstiger abzuschließen. Ein transparentes Controlling-System sorgt dafür, dass Projektrisiken frühzeitig erkannt werden, bevor sie eskalieren. Dies steigert nicht nur die Erfolgsquote von Projekten, sondern auch die Kundenzufriedenheit und die langfristige Rentabilität.
Fazit: Optimierung als Schlüssel zum Erfolg
Die Vereinfachung und Automatisierung des Projektcontrollings sind entscheidende Faktoren, die Unternehmen dabei helfen, ihre Projekte effizienter und erfolgreicher zu gestalten. Durch den Einsatz integrierter Softwarelösungen können Unternehmen ihre Projekte in Echtzeit überwachen, Abweichungen frühzeitig erkennen und notwendige Anpassungen vornehmen. Langfristig wird dies nicht nur zu einer höheren Projekterfolgsquote führen, sondern auch die Rentabilität und das Wachstum des Unternehmens fördern.
In einer zunehmend digitalisierten Welt, in der Transparenz und Agilität entscheidend für den Erfolg sind, stellt ein effektives Projektcontrolling eine unverzichtbare Grundlage für nachhaltigen Geschäftserfolg dar.
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Dashboard-Checkliste
Checkliste
In 7 Schritten zum entscheidungsbasiertem Dashboard
Eine Checkliste zur Einführung von Dashboards stellt sicher, dass alle wichtigen Aspekte bei der Entwicklung und Implementierung berücksichtigt werden. Zu den wesentlichen Schritten gehören die klare Festlegung der Ziele und Anforderungen des Dashboards sowie die Bestimmung der Zielgruppe und deren Informationsbedürfnisse. Anschließend erfolgt die Auswahl der wichtigsten Kennzahlen (KPIs), die überwacht werden sollen, und die Ermittlung und Sicherstellung der Verfügbarkeit und Qualität der notwendigen Daten.
Daraufhin wird die passende Visualisierung für die darzustellenden Daten ausgewählt. Es wird ein Prototyp entwickelt und Feedback von Nutzern eingeholt. Die Entscheidung für geeignete Software und Tools zur Dashboard-Erstellung folgt danach. Die Datenquellen werden implementiert und die Datenaktualität sichergestellt.
Anschließend erfolgt die Schulung der Anwender zur effektiven Nutzung des Dashboards. Abschließend werden Tests durchgeführt und Anpassungen basierend auf dem Nutzerfeedback vorgenommen. Eine kontinuierliche Überprüfung und Aktualisierung des Dashboards sorgt dafür, dass es stets an sich ändernde Anforderungen angepasst wird.
In 7 Schritten zum entscheidungsbasiertem Dashboard:
- Ziele & Zielgruppen definieren
- Relevante KPIs & Fragen festlegen
- Datenquellen prüfen & vorbereiten
- Design & Benutzerfreundlichkeit
- Tools & Technologie auswählen
- Prototyp erstellen & testen
- Roll-out & kontinuierliche Optimierung
Kostenfreie
Checkliste
In 7 Schritten zum entscheidungsbasiertem Dashboard
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ERP-Checkliste
Checkliste
In 9 Schritten zum ERP-System
Eine ERP-Checkliste unterstützt Unternehmen bei der erfolgreichen Einführung und Implementierung eines ERP-Systems. Sie umfasst wichtige Schritte wie die Bedarfsanalyse, Auswahl des passenden Anbieters, Datenmigration, Systemanpassung, Mitarbeiterschulung und laufende Supportmaßnahmen, um eine reibungslose Integration und maximalen Nutzen des ERP-Systems zu gewährleisten.
In 9 Schritten zum ERP-System:
- Bedarfsanalyse
- Budgetplanung
- ERP-Anbieterauswahl
- Softwareanforderungen
- Implementierung
- Schulung & Benutzerakzeptanz
- Sicherheit & Datenschutz
- Support & Wartung
- Erfolgskontrolle
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In 9 Schritten zum ERP-System
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E-Rechnungspflicht ab 2025: Was Unternehmen wissen müssen und wie sie sich vorbereiten können
E-Rechnungspflicht ab 2025: Was Unternehmen wissen müssen und wie sie sich vorbereiten können
Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland eine bedeutende Änderung im Bereich der Rechnungsstellung in Kraft: Die E-Rechnung wird im B2B-Bereich (Business-to-Business) verpflichtend. Was bedeutet das für Unternehmen, welche Herausforderungen und Chancen ergeben sich, und wie können Sie sich optimal darauf vorbereiten?
Was ist eine E-Rechnung?
Die E-Rechnung ist weit mehr als nur eine digitale Version einer Papierrechnung. Sie bezeichnet einen maschinell lesbaren, strukturierten Datensatz, der auf der europäischen Norm EN-16931 basiert. Diese Norm legt fest, wie Rechnungen in einem standardisierten Format erstellt und übermittelt werden müssen, sodass sie von Rechnungs- und Buchhaltungssystemen automatisch verarbeitet werden können.
Im Gegensatz dazu bieten PDF-Rechnungen oder gescannte Papierdokumente nur eine visuelle Darstellung der Rechnung, die manuell in Systeme eingegeben werden muss. Eine echte E-Rechnung enthält dagegen alle erforderlichen Informationen in einem standardisierten Datenformat und kann sofort in der Buchhaltung und anderen Systemen verarbeitet werden.
Warum die E-Rechnungspflicht?
Die Einführung der E-Rechnungspflicht verfolgt mehrere Ziele:
- Effizienzsteigerung: Die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen verringert den Aufwand für manuelle Dateneingabe und Fehlerkorrekturen.
- Fehlerreduktion: Durch den strukturierten Datensatz wird die Gefahr von Tippfehlern und fehlerhaften Berechnungen minimiert.
- Nachhaltigkeit: Der Wegfall von Papier spart Ressourcen und verringert den CO2-Ausstoß.
- Kostensenkung: Unternehmen können Kosten für Papier, Druck und Versand reduzieren.
Die E-Rechnung ermöglicht es Unternehmen, ihre Rechnungsstellung schneller und effizienter abzuwickeln und trägt gleichzeitig zu einer besseren Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen bei.
Was müssen Unternehmen beachten?
Ab 2025 müssen alle B2B-Rechnungen elektronisch übermittelt werden. Dabei sind Papierformate und PDFs nicht mehr zulässig. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass ihre Rechnungsstellung digitalisiert ist und die Anforderungen an die maschinenlesbare E-Rechnung erfüllt.
Für die Umsetzung bedeutet dies, dass Rechnungen in einem der anerkannten, standardisierten Formate wie XML, ZUGFERD oder X-Rechnung erstellt und übermittelt werden müssen. Diese Formate ermöglichen es, die Daten automatisch in Buchhaltungs- und ERP-Systeme zu integrieren, was die manuelle Verarbeitung erheblich reduziert.
Vorteile der E-Rechnung
Die Umstellung auf die E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile, die Unternehmen sowohl kurzfristig als auch langfristig spüren werden:
- Schnellere Bearbeitung: Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung können Zahlungen schneller abgewickelt werden, und der Verwaltungsaufwand sinkt.
- Fehlerreduktion: Da die Rechnungsdaten direkt maschinell erfasst werden, minimiert sich die Gefahr von Fehlern, die durch manuelle Eingabe entstehen können.
- Kostensenkung: Unternehmen sparen Kosten für Papier, Druck und Versand, was langfristig zu einer erheblichen Kostenreduktion führt.
- Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch und geringere Transportemissionen tragen zu einer besseren Umweltbilanz bei.
Wie können Unternehmen sich vorbereiten?
Die Implementierung einer Lösung, die die E-Rechnung unterstützt, ist entscheidend, um ab 2025 den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Moderne Cloud-ERP-Systeme wie Haufe X360 bieten Unternehmen die perfekte Lösung, um den Übergang zur digitalen Rechnungsstellung nahtlos zu gestalten.
Vorteile von Cloud-ERP-Systemen wie Haufe X360:
- Nahtlose Integration: Mit Haufe X360 können Unternehmen E-Rechnungen direkt in ihre bestehenden Buchhaltungs- und ERP-Systeme integrieren, wodurch der Umstellungsaufwand minimiert wird.
- Unterstützung aller relevanten Formate: Haufe X360 unterstützt alle relevanten E-Rechnungsformate wie XML, ZUGFERD und X-Rechnung, sodass Unternehmen sofort auf alle Anforderungen vorbereitet sind.
- Ortho-unabhängige Nutzung: Da es sich um eine Cloud-Lösung handelt, können Unternehmen ihre Rechnungen jederzeit und von überall aus bearbeiten und versenden.
- Zukunftssicherheit: Mit der Unterstützung der E-Rechnungspflicht ab 2025 und der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Software bleiben Unternehmen stets auf dem neuesten Stand.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnungspflicht stellt Unternehmen vor Herausforderungen, bietet jedoch auch enorme Chancen. Die Digitalisierung der Rechnungsstellung spart Zeit und Kosten, verbessert die Effizienz und trägt zur Nachhaltigkeit bei. Um diese Vorteile vollständig zu nutzen und die gesetzlichen Anforderungen ab 2025 zu erfüllen, sollten Unternehmen jetzt auf eine moderne, cloudbasierte ERP-Lösung wie Haufe X360 umsteigen.
Bereiten Sie sich rechtzeitig vor und optimieren Sie Ihre Rechnungsverarbeitung mit einer Lösung, die Sie nicht nur heute, sondern auch in Zukunft unterstützt. Die Umstellung auf die E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt in Richtung einer effizienteren und nachhaltigeren Geschäftspraxis.
MDIS - lassen Sie sich von uns überzeugen!
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