Reporting

Die MDIS Wissensdatenbank

Was ist Reporting?

Der englische Begriff Reporting lässt sich mit Berichtswesen übersetzen. Damit sind in erster Linie alle Mittel und Maßnahmen gemeint, um Informationen innerbetrieblich zu sammeln, diese zu verarbeiten und zu speichern sowie im Anschluss darzustellen. Es geht letztlich darum, komplexe Sachverhalte und Zahlen auf ihre Kernaussagen zu reduzieren. Oft kommen Reports daher zum Einsatz, um Stakeholdern oder der Unternehmensführung Kennzahlen und KPIs (Key-Performance-Indicator bzw. Leistungskennzahlen) übersichtlich darzustellen. Dashboards helfen dabei, diesen genauen Überblick übersichtlich und visuell zu gestalten. Sie sind eine hilfreiche Ergänzung zum Report in Textform.

Was macht ein Reporting?

Für eine fundierte Entscheidungsfindung sind Reports unerlässlich. In ihnen werden die Unternehmensdaten sorgfältig aufbereitet, was einen besseren Überblick verschafft. Somit nehmen die Reports in erster Linie die Funktion des Wissenstransfers ein. Kollegen anderer Abteilungen, Führungskräfte und/oder die Unternehmensspitze erhalten ein besseres Verständnis für bestimmte Sachverhalte und Entwicklungen innerhalb des Unternehmens. Neben der Informationsvermittlung verhindern Reports damit auch Informationsverluste innerhalb des Unternehmens, die ansonsten weitreichende Konsequenzen haben könnten.
Das Unternehmens-Reporting dient zwar dem Wissenstransfer, aber gleichzeitig ist es auch ein hervorragendes Analyseinstrument – insbesondere in Zeiten des datengetriebenen Handelns. Es ist die Basis für eine effiziente, zielgruppengerechte und effektive Auswertung aller unternehmensrelevanten Zahlen, die sich über einen gewissen Zeitraum angesammelt haben. Dank modernster Analyse-Tools liegen Unternehmen heutzutage schnell große Mengen an Daten vor. Sie nur zu haben, bringt jedoch wenig. Wichtig ist es, die relevanten herauszufiltern und diese zu interpretieren, um letztlich die richtigen Schlüsse daraus zu ziehen. Hierbei unterstützen Reports die Strategiefindung und Unternehmenssteuerung entscheidend. Anstatt Entscheidungen mit dem stark subjektiv getriebenen Bauchgefühl zu treffen, sorgen die Reports für klare Fakten und Objektivität. Selbstverständlich besteht weiterhin ein gewisser Interpretationsspielraum. Dieser ist jedoch begrenzt.

Was ist ein Beispiel für ein Reporting?

Reports als Unterstützung der operativen und strategischen Unternehmensführung können beispielsweise darüber Aufschluss geben, inwiefern das Onlinemarketing erfolgreich ist und wo Handlungsbedarf besteht. Die dafür gesammelten Zahlen zeigt ein Report geballt auf und erklärt sie. Somit lässt sich auf einen Blick erkennen, welche Unterseiten User anklicken, wie lange sie dort verweilen und welche Produkte Ladenhüter sind oder eben auch nicht. Gut lässt sich dies in einen zeitlichen und inhaltlichen Kontext zu Onlinekampagnen in den Sozialen Medien setzen, die das Unternehmen zur Umsatzsteigerung vorgenommen hat. Haben sie tatsächlich Erfolg gebracht? Und wenn ja, welche waren erfolgreich und welche nicht?
Was auch immer das Thema eines Reports ist, im Grunde lassen sich damit zwei Kernfragen sehr gut beantworten:

Machen unsere Unternehmensentscheidungen Sinn?
Wie erfolgreich sind wir mit diesen Entscheidungen?

Wie grenzt sich das Reporting vom Monitoring und Controlling ab?

Oft fallen im Zusammenhang mit dem Reporting-Thema Begrifflichkeiten wie Monitoring und Controlling. Inwiefern sie sich voneinander abgrenzen, ist häufig jedoch nicht bekannt. Der Grund dafür ist eine unscharfe, synonyme Verwendung der Begriffe. Es sind jedoch keine Synonyme. Mit Monitoring ist lediglich das Überwachen von bestimmten Vorgängen gemeint. Fällt bei der Überwachung etwas aus, kann dies eine Handlung als Ergebnis nach sich ziehen. Reports hingegen dienen der Berichterstattung, weswegen sie informieren. Demnach laufen das Reporting und das Monitoring parallel ab, aber umschreiben zwei verschiedene Vorgänge. Mit dem Controlling ist die Unternehmenssteuerung gemeint. Sie basiert auf den vorliegenden Daten. Die Reports sind somit die Basis für das Controlling.

Wie sieht ein gutes Reporting aus?

Die Bedeutung von Reports für das Unternehmen ist enorm. Umso wichtiger ist, dass ihre Erstellung sorgfältig erfolgt. Das sind die Kernkriterien für erfolgseinleitende Reports:

Sie sind auf die Zielgruppe, die damit arbeiten muss, perfekt zugeschnitten. Jegliche Angaben in dem Report stimmen und lassen sich leicht verstehen. Subjektive Wahrnehmungen finden keinen Eingang. Reports erfolgen aus objektiver Sicht.
Für die Reports kommt eine einheitliche Sprache zum Einsatz. Der Aufbau bleibt bestehen, um die Erfassung der Inhalte zu vereinfachen.
Reports sind auf ein Ziel oder auf mehrere Ziele ausgelegt. Indem die Ziele klar formuliert sind, lassen sich Steuerungsinformationen für den Report-Empfänger kreieren.
Im Unternehmen gibt es eine Grundstruktur für die Reports sowie ausreichend Analyse-Tools. Auf diese Weise sind monatliche oder gar wöchentliche bzw. tägliche Reports rasch erstellt, ohne an Qualität zu verlieren.
Im jeweiligen Report sind nur die KPIs aufgeführt, die für die definierten Ziele tatsächlich entscheidend sind. Es geht darum, sich auf das Wesentliche zu fokussieren.

Welche Arten von Reporting gibt es?

Die Auswahl an Report-Arten ist vielfältig. Grundsätzlich unterscheidet sich das Reporting von Unternehmen zu Unternehmen, denn wie es aussieht, hängt maßgeblich von den Unternehmenszielen ab. Die Praxis zeigt, dass es gewisse Standard-Reports gibt. Zu diesen zählen:

IT-Reporting
Management-Reporting
Einkaufs-Reporting
Vertriebs-Reporting
Finanz-Reporting
Marketing-Reporting

In diesen Reports lassen sich dann Informationen und Zahlen aus den Bereichen wie Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanzen und andere entscheidende Kennzahlen finden. Dank der umfangreichen Datenlage in vielen Unternehmen besteht eine umfangreiche Fülle an Möglichkeiten, Reports anzufertigen und darzustellen.

Was sind BI Reports?

BI ist das Kürzel für Business Intelligence. Dieser Überbegriff umschreibt alle Prozesse und Tools, die für die Nachverfolgung, die Verwaltung und die Analyse von erhobenen Daten eingesetzt werden. BI-Reporting ist damit ein Beispiel für eine Softwarelösung, mit der ein Monitoring von Performance-Metriken möglich ist. Gleichzeitig bewertet sie diese. Darüber hinaus greifen Unternehmen auf BI-Tools zurück, um mithilfe von diesen die internen Datenquellen in Kontext mit externen Datenquellen zu setzen. Somit lässt sich besser bewerten, inwiefern Finanztrends, neue Kundendemografien etc. Einfluss auf die Unternehmensentscheidungen haben. Dadurch lassen sich instinktbasierte Entscheidungen und ein diffuses Rätselraten durch fundierte Unternehmensentscheidungen ersetzen.