Budgetplanung

Die MDIS Wissensdatenbank

Was ist eine Budgetplanung?

Moderne Unternehmen arbeiten mit einer integrierten Finanzplanung (IFP). Dabei handelt es sich um ein geschlossenes System, das die Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV), die Bilanzrechnung und die Liquiditätsplanung umfasst. Um die benötigten Zahlen für die Berechnungen zu erhalten, ist die Budgetplanung vorgeschaltet. Die summierten Budgets der verschiedenen Abteilungen und Kostenstellen einer Firma dienen als Grundlage für die integrierte Finanzplanung. Das Ziel der Planung ist ein Budgetplan. In dem Plan legt die Geschäftsleitung fest, in welchen Bereichen und in welcher Höhe finanzielle Mittel für welche Zwecke zur Verfügung gestellt werden. Die Mittel sollen möglichst effizient eingesetzt werden, um die strategischen Ziele der Firma zu erreichen. Neben den Finanzen regelt der Budgetplan auch die Verfügbarkeit und den Einsatz verschiedener Ressourcen wie Maschinen, Kapital oder Personal. Dabei stehen den Verantwortlichen verschiedene Arten der Budgetplanung zur Verfügung. Die Ursprünge eines Budgetplans liegen im Controlling, in der Liquiditätsplanung und in der Kosten- und Leistungsrechnung. Die Budgetplanung ist ein wesentlicher Bestandteil der operativen Unternehmensplanung. Manager und Controller sind in der Regel mehrere Wochen oder sogar Monate mit der Budgetierung, wie der Prozess zur Erstellung eines Budgets auch genannt wird, beschäftigt. Um den Planungszeitraum abzukürzen, hilft die integrierte Finanzplanung von MDIS, die die Budgetplanung als Teilplan beinhaltet. Um die unternehmerischen Ziele zu erreichen, wird die Budgetplanung häufig in einzelne Teilpläne unterteilt:

Vertriebsplan
Produktionsplan
Absatzplan
Umsatzplan
Investitionsplan
Forschungsplan
Entwicklungsplan
Personalplan
Materialplan
Einkaufsplan
Marketingplan
Kostenstellenplan

Anhand der Pläne erstellen die Finanzexperten einer Firma den Finanzplan, die Planbilanz und die Erfolgsrechnung. Es handelt sich in der Regel um einen kurzfristigen Planungszeitraum, der das nächste Geschäftsjahr umfasst. Daher wird diese Art der Budgetplanung auch als operative Budgetierung bezeichnet. Das Gegenstück ist die strategische Budgetplanung, die einen Plan für die nächsten drei bis fünf Jahre erstellt. Das operative Budget beschäftigt sich nicht mit dem kurzfristigen und mittelfristigen Einsatz der finanziellen Mittel, sondern mit dem langfristigen Erfolg und dem Fortbestand des Unternehmens.

Welche Arten von Budgetplanung gibt es?

Die Budgetplanung kann auf zwei Arten durchgeführt werden:

Bereichsbezogene Budgetplanung: Der Ausgangspunkt sind die Ressourcen, die ein Unternehmen einsetzen kann. Die zugrunde liegenden Zahlen werden häufig aus der Vergangenheit abgeleitet. Es können aber auch Vergleichswerte aus ähnlichen Märkten oder Konkurrenzunternehmen herangezogen werden.
Programmbezogene Planung: Diese Art der Budgetierung erstellt das Budget anhand der Ziele, die ein Betrieb erreichen will. Aus der Planung leiten die Verantwortlichen die benötigten Ressourcen ab.

Die bereichsbezogene Budgetierung unterteilt sich in die Top-Down-Planung und die Bottom-Up-Planung. Die Top-Down-Planung wird auch als retrograde Budgetierung bezeichnet, während die Bottom-Up-Planung als progressive Budgetierung bekannt ist. Die Bezeichnungen geben schon einen Hinweis darauf, von welcher Stelle die Ziele vorgegeben werden, die mit dem zugeteilten Budget erreicht werden sollen:

Top-Down-Planung: Die Geschäftsleitung gibt ein gemeinsames Ziel für das gesamte Unternehmen oder für bestimmte Teilbereiche vor. Dazu steht den betroffenen Abteilungen ein festgelegtes Budget zur Verfügung, mit dem sie das Ziel erreichen müssen. Die einzelnen Teilpläne werden auf das gemeinsame Unternehmensziel abgestimmt und stehen nicht in Konkurrenz zueinander. Dafür haben die Mitarbeitenden kein Mitspracherecht bei der Planung.
Bottom-Up-Planung: Die operativen Einheiten eines Betriebes erstellen die ersten Pläne für einzelne Projekte. Die Pläne werden an die nächsthöhere Planungsebene weitergegeben und dort auf Abteilungsebene miteinander koordiniert. Danach wird so lange eine höhere Planungsebene eingebunden, bis ein Plan für die gesamte Firma entstanden ist. Die Motivation der Belegschaft steigt durch die höhere Eigenverantwortung. Dafür können einige Teilpläne miteinander konkurrieren und darum nicht umgesetzt werden.

Da die Top-Down-Planung und die Bottom-Up-Planung sowohl Vorteile als auch Nachteile mit sich bringen, verbindet das Gegenstromverfahren die beiden Planungsmethoden. Beim Gegenstromverfahren gibt zunächst die Geschäftsleitung die Unternehmensziele vor. Anschließend überprüfen die einzelnen Bereiche die Umsetzbarkeit und melden gegebenenfalls Bedenken an. Die übergeordneten Stellen können den Budgetplan daraufhin noch einmal überarbeiten und erneut zur Prüfung vorlegen. So soll ein effizienter Plan entstehen, mit dem sowohl Management als auch Belegschaft zufrieden sind.

Ein wichtiger Bestandteil der programmbezogenen Budgetplanung ist das Zero Based Budgeting oder die Nullbasisbudgetierung. Bei dieser Planungsmethode greifen die Verantwortlichen nicht auf die historischen Daten des Vorjahres zurück. Stattdessen wird der Plan jedes Jahr neu erstellt und beginnt jeweils mit null. Mit der jährlichen Neuplanung soll verhindert werden, dass die einzelnen Abteilungen ihr Budget zum Jahresende aufbrauchen, um im nächsten Geschäftsjahr mindestens denselben Budgetbetrag zur Verfügung zu haben. Außerdem unterstützt das Zero Based Budgeting Einsparungen, da es keine finanziellen Konsequenzen für die Folgejahre mit sich bringt.: Die operativen Einheiten eines Betriebes erstellen die ersten Pläne für einzelne Projekte. Die Pläne werden an die nächsthöhere Planungsebene weitergegeben und dort auf Abteilungsebene miteinander koordiniert. Danach wird so lange eine höhere Planungsebene eingebunden, bis ein Plan für die gesamte Firma entstanden ist. Die Motivation der Belegschaft steigt durch die höhere Eigenverantwortung. Dafür können einige Teilpläne miteinander konkurrieren und darum nicht umgesetzt werden.

Wie erstelle ich einen Budgetplan?

Einzelunternehmer können einen Budgetplan mithilfe einer Excel-Tabelle erstellen. Dabei kann der Geschäftsinhaber wählen, ob er einen Plan für einen Geschäftsbereich oder für ein bestimmtes Projekt erstellen möchte. Um die Budgetierung für eine Marketingkampagne oder den Aufbau eines Fuhrparks zu planen, muss der Geschäftsmann zunächst seine Einnahmen auflisten und die Fixkosten gegenrechnen. Auch variable Kosten und Rücklagen für eventuelle Mehrausgaben sollten berücksichtigt werden. Außerdem sollten ein Rückblick auf das vergangene Geschäftsjahr und eine Überprüfung des Cashflows erfolgen. Als Ergebnis erhält der Unternehmer das Budget, das ihm zur Erreichung seiner Zielvorgaben zur Verfügung steht. Der ermittelten Summe stehen die Kosten für das Projekt gegenüber. Diese müssen sich innerhalb des Budgetrahmens befinden, damit die Planung erfolgreich abgeschlossen werden kann.

Ab einer gewissen Größe kann eine Firma den Budgetplan nicht mehr manuell erstellen. Das betrifft sowohl kleine und mittlere Unternehmen (KMU) als auch Großbetriebe. Sowohl die Ermittlung der benötigten Zahlen als auch die Auswertung und die Kontrolle der Budgetplanung müssen elektronisch erfolgen. Damit Management und Controlling möglichst wenig Zeit mit der Planung verbringen, bietet sich eine effiziente Software wie die IFP-Lösung von MDIS an. Die Software erfasst die Kostenstellen systematisch und bereitet sie übersichtlich auf. Die Budgetplanung kann individuell auf einzelne Ebenen wie Kostenstelle, Kostenträger oder Mandant abgestellt werden. Außerdem kann der Budgetplan in die Ergebnisplanung und in die Finanzplanung integriert werden.

Was gehört in eine effiziente Budgetplanung?

Mithilfe einer effizienten Budgetplanung wird ein großer Teil der Liquidität einer Firma geplant und gesteuert. Außerdem ermöglicht der Budgetplan durch einen Soll-Ist-Vergleich eine regelmäßige Kontrolle, ob die geplanten Unternehmensziele mit den zugeteilten Mitteln erreicht werden können oder ob die Geschäftsleitung weitere Maßnahmen ergreifen muss. Damit sowohl die einzelnen Abteilungen als auch das operative Controlling ihre Aufgaben wie geplant durchführen können, gehören in eine effiziente Budgetplanung unter anderem diese Angaben:

die Kostenarten, die den einzelnen Positionen in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) entsprechen
die Sachkonten zur weiteren Differenzierung der Kostenarten
die einzelnen Kostenstellen
der zugrunde liegende Zeitraum, in dem die benötigten Daten erfasst wurden. Für eine effiziente Budgetplanung bietet sich eine monatliche Datenerfassung an.
Personalkosten für das benötigte Personal, um die Ziele zu erreichen.
Materialaufwand und Einkaufskosten für den zusätzlichen Materialeinsatz
geplante Umsatzerlöse
Kosten für Marketing und PR
Kosten für den Warenversand oder die Warenabgabe
Forschungsaufwand und Entwicklungskosten für neue Produkte

Durch die passende Software werden die Daten eines Geschäftsjahres strukturiert im Budgetplan verarbeitet und anschließend in die integrierte Unternehmensplanung überführt. Das erleichtert sowohl den Planungsprozess als auch die daraus folgenden geschäftlichen Entscheidungen.