Personalplanung

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Was ist eine Personalplanung?

Der demografische Wandel ist nicht mehr nur ein Konstrukt besorgter Forscher oder emotionaler Inhalt für Wahlversprechen. Die Menschen werden immer älter und in den jüngeren Generationen kommen immer weniger Kinder zur Welt. Aus geburtenstarken Jahrgängen gehen die Menschen in den Ruhestand, während nicht die gleiche Anzahl junger Arbeitskräfte auf den Markt gelangt. Eine sinnvolle und realistische Personalplanung ist durch den signifikanten Fachkräftemangel und der zu geringen Zuwanderung ein wichtiges Instrument für HR-Abteilungen.

Unternehmen müssen jetzt auf die Personalplanung der Gegenwart und Zukunft setzen, damit sie eklatante Versäumnisse der Vergangenheit wenigstens begrenzen und auf innovative Strategien für die Personalsuche von morgen setzen können.

Die Personalplanung ist ein Teil des Personalmanagements, bei dem Methoden zum Einsatz kommen, die Arbeitnehmer zu finden, die im Unternehmen benötigt werden und die im Betrieb vorhandene Mitarbeiter langfristig ans Unternehmen zu binden. Ein Schwerpunkt liegt aber auf der Bereitstellung von Arbeitnehmern am richtigen Ort zur richtigen Zeit, um den laufenden Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten und neue Geschäftsmodelle am Markt platzieren zu können.

Die optimale Bereitstellung der Ressource Mitarbeiter sorgt dafür, dass weder Arbeit liegen bleibt noch Mitarbeiter überlastet sind. Mit einer systematischen Personalplanung lässt sich das Qualifikationsniveau der Mitarbeiter identifizieren und verbessern, was am Ende zu erhöhter Motivation und damit gesteigerter Mitarbeiterzufriedenheit beiträgt.

Der ideale personelle Zustand im Unternehmen wird durch eine nachhaltige Personalplanung erreicht, die sich in folgende vier Bereiche unterteilt:

Personalbestandsplanung
Personalbedarfsplanung
Personalentwicklung
Planung der Personalkosten

Welche Faktoren nehme Einfluss auf die Personalplanung?

Mitarbeiter sind die wichtigste Ressource im gesamten Prozess der Personalplanung und sollten daher in die Planung integriert sein. Der Planungsprozess erlebt dadurch einen deutlichen Mehrwert und führt am Ende zu steigender Motivation und weniger Personalausfällen. Interne und externe Faktoren nehmen Einfluss auf die Personalplanung und daher sollte der zugrundeliegende Soll-Zustand ständig aktualisiert und angepasst werden.

Auch die Maßnahmen, die sich innerhalb der Planung ergeben, müssen mit den Anforderungen am Markt und den Entwicklungen des Unternehmens wachsen können. Da die externen Faktoren sich zwar ständig ändern und dies auch gerne kurzfristig tun, lassen sie sich nur schwer beeinflussen. Zu den externen Einflüssen gehört die wirtschaftliche Entwicklung, Beschränkungen in globalen Lieferketten, rechtliche Änderungen, politische Veränderungen sowie das technologische Umfeld. Auch Geburtenraten können nicht beeinflusst werden, auf sie muss jedoch entsprechend reagiert werden.

Die internen Einflussfaktoren erlauben allerdings die unternehmerische Steuerung und Anpassung der Planungsprozesse. Sie zeigen sich beispielsweise in der Produktentwicklung, der Anzahl der abgewanderten Mitarbeiter über einen bestimmten Zeitraum, die Fehlzeiten und Pensionierungen sowie die Arbeitszeitregelungen oder die Qualifikationsstruktur.

Welche Arten von Personalplanung gibt es?

Die Personalplanung kann Beschäftigungsprobleme nicht vollständig lösen, jedoch dafür sorgen, dass ideale Voraussetzungen für eine beschäftigungsstabilisierende Personal- und Unternehmenspolitik vorliegen. Mit der optimalen Personalplanung lassen sich Unternehmensziele nachhaltig erreichen und unternehmerische Entscheidungen anpassen. Es gibt vier grundlegende Arten der Personalplanung:

Strategische Personalplanung

Hierbei geht es um die Gegenüberstellung des aktuellen Personalbestandes gegen den zukünftigen Personalbedarf. Der Planungshorizont umfasst in der Regel 3 bis 5 Jahre und ermittelt den strategischen Bedarf an Personalressourcen. Dabei werden auch die absehbaren anstehenden Veränderungen im derzeitigen Personalbestand berücksichtigt, um frühzeitig gegensteuern zu können und die Risiken zu minimieren.

Die strategische Personalplanung umfasst die qualitative und quantitative Planung von Mitarbeiterkapazitäten. Wichtig ist dabei die Berücksichtigung von Veränderungen und Trends in der Arbeitswelt, wie die Globalisierung oder die Beschleunigung von Innovationsprozessen. Neben der quantitativen und der qualitativen Personalplanung fließen auch die zeitliche und die lokale Personalplanung ein.

Operative Personalplanung

Bei der operativen Personalplanung geht es um kurzfristige, handlungsbezogene Maßnahmen zur Bereitstellung von ausreichend Mitarbeitern im Unternehmen. Sie wird beispielsweise im Rahmen einer Planung des nächsten Geschäftsjahres verwendet und ist ein vorausschauender Prozess. Bei der Abstimmung mit dem Personalmanager werden Ergänzungen vorgenommen oder Konflikte beim Personalbedarf gelöst. Über Feedback an die Unternehmensleitung werden die Fehler aufgezeigt und mit präventiven Maßnahmen versucht, diese im nächsten Geschäftsjahr zu vermeiden.

Qualitative Personalplanung

Im Zentrum der qualitativen Personalplanung steht die Qualifikation der benötigten Arbeitnehmer und die Frage, welche Kenntnisse in der Belegschaft fehlen, um die Unternehmensziele zu erreichen. Es erfolgt eine Differenzierung des Personals nach Fähigkeiten, Alters- und Geschlechtsstrukturen sowie ihren Kenntnissen. Als Ziel soll eine Prognose erstellt werden, die die Bestandsstrukturen widerspiegelt und die intern vorhandenen Fähigkeiten erhebt. Auf Basis dieser Datenerhebung wird anschließend ein Personalbestand mit optimalen Fähigkeiten erstellt. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, müssen seine Fähigkeiten entweder intern verteilt oder durch Neueinstellung abgedeckt werden. Mögliche Umbesetzungen kommen bei der qualitativen Personalplanung häufig vor.

Quantitative Personalplanung

Die Planung des Personalbedarfs stellt die Geschäftsfähigkeit eines Unternehmens sicher und die quantitative Personalplanung gibt Auskunft darüber, wie viele Arbeitskräfte für welche Aufgaben zu welchem Zeitpunkt im Unternehmen zur Verfügung stehen müssen. Im Ergebnis der quantitativen Personalplanung kann das Ergebnis lauten, dass der Personalbestand zu reduzieren ist oder neue Mitarbeiter eingestellt werden müssen. Auf Basis von Schätzungen und Erfahrungswerten kann die quantitative Personalplanung mittel- und langfristig zur Prognoseerstellung herangezogen werden. Sie muss aber auch Raum für aktuelle Veränderungen, beispielsweise durch ungeplante Abgänge, lassen.

Was macht die Personalplanung so schwierig?

Aufgrund der sich dynamisch verändernden Lage an den globalen Märkten, einschließlich des Arbeitsmarktes, kann eine verlässliche Personalplanung nur für wenige Monate im Voraus erstellt werden. Schon kleine Schwankungen an den Märkten können für Unternehmen und ihre Personalplanung große Auswirkungen haben. Am besten funktioniert eine robuste, kurzfristige Personalplanung, der eine anpassungsfähige Strategie zugrunde liegt.

In Unternehmen mit Betriebsrat ist zudem auf das Mitbestimmungsrecht einzugehen, denn der Betriebsrat darf sich über Vor- und Nachteile, Ziele, Zeiträume und Verfahren für den Personalplan aufklären lassen und muss seine Zustimmung dazu geben. Eine weitere Schwierigkeit bei der Personalplanung tritt mit der Berücksichtigung vieler Gesetze und Vorgaben auf, denn Tarifverträge, Schlichtungsvereinbarungen, gesetzliche Ruhezeiten, Elternzeiten und branchenspezifische Regelungen hindern die Personalplanung in einigen Punkten hinsichtlich ihrer Flexibilität.

Liegen nicht genug Daten vor, ist das Unternehmen auf Schätzungen angewiesen, die nur unzureichend sind für eine genaue Personalplanung. Oftmals sind die Daten in verschiedenen Formaten und bei verschiedenen Quellen vorrätig, sodass diese erst gesammelt und standardisiert werden müssen.

Vor allem der Blick in die Zukunft gestaltet sich bei der Personalplanung schwierig. Unternehmen tun sich schwer damit, Antworten auf die Frage zu finden, welche Anforderungs- und Kompetenzprofile sie bei Mitarbeitern in Zukunft benötigen. Das liegt auch daran, dass die Anforderungsprofile künftig spezieller und die Jobprofile insgesamt anspruchsvoller werden.

Bei der qualitativen Personalplanung kommt hinzu, dass keine vollständig objektive Beurteilung der Fähigkeiten und Kenntnisse von Mitarbeitern vorliegt. Außerdem gibt es eine hohe Veränderungsdynamik bei den Anforderungen. Schwierig bei der qualitativen Personalplanung ist obendrein, dass eigentlich mehr qualifiziert werden müsste, aber die täglichen Herausforderungen kaum Raum für diese Thematik lassen.

Bei der quantitativen Personalplanung treffen Abteilungen und Bereiche mit unterschiedlichsten Interessen aufeinander. Ihre Meinungen können sogar weit auseinandergehen oder völlig abweichen voneinander. Für die nachhaltige quantitative Personalplanung ist es notwendig, dass das Unternehmen Weitsicht besitzt, was eine große Herausforderung in den Geschäftsleitungen ist.

Vor allem kleine und mittlere Unternehmen werden dies spüren, denn anders als bei großen Unternehmen, können sie nicht auf neue Mitarbeiter hoffen, die sich allein wegen der Strahlkraft einer Marke bei ihnen bewerben. Auch bei den Benefits gibt es große Diskrepanzen zu den Global Playern am Markt.

Herausforderungen bei der strategischen Personalplanung

Besonders der strategischen Personalplanung kommt eine Schlüsselrolle bei der Personalfindung zu, denn ohne sie werden Betriebe mittelfristig nicht wettbewerbsfähig sein, weder als Arbeitgeber noch als Unternehmen. Bei zu wenig Mitarbeitern lassen sich Geschäftsziele nicht erreichen und das Wachstum des Unternehmens ist ernsthaft bedroht. Zu viele Mitarbeiter kosten eine Menge Geld und die daraus resultierenden Kündigungen können den guten Ruf belasten.

Eine gewisse Fluktuation ist normal, doch wenn hoch qualifizierte Mitarbeiter gehen und mit ihnen ihre speziellen Kompetenzen, haben es Unternehmen sehr schwer, die Stelle schnell und adäquat nachzubesetzen. Das verursacht nicht nur hohe Kosten, sondern führt auch dazu, dass wichtige Kompetenzen im Unternehmen fehlen. Diese lassen sich zwar durch Dienstleister abdecken, die kosten aber zusätzlich und belasten die Bilanz.

Ohne strategische Personalplanung sind Büros zu voll oder leerstehende Büroräume kosten unnötiges Geld. Die Unternehmenskultur kann durch beide Szenarien leiden, ebenso die Produktivität und Stimmung unter den Beschäftigten. Mit einer ganzheitlichen Personalplanung können Employer Branding, Mitarbeiterbindungsmaßnahmen sowie das Wissensmanagement und Weiterbildungskonzepte genutzt werden. Doch die strategische Personalplanung muss beim Management verankert sein.

Dort wird die strategische Personalplanung auf Basis der Geschäftsziele erarbeitet und der Handlungsbedarf festgelegt. In jüngster Zeit kommt dafür auch Künstliche Intelligenz zum Einsatz, die auf Basis von Personaldaten Fluktuationsbewegungen ermitteln oder bestimmte Qualifikationsniveaus feststellen kann. Im Bewerbungsprozess werden Chatbots verankert, auch bei der Vorauswahl von Bewerbungsunterlagen kann die KI eingesetzt werden.

Von Personalabteilungen wird mehr denn je erwartet, trotz der Herausforderungen, jederzeit neue Fachkräfte beschaffen zu können. Diese müssen natürlich exakt mit den gewünschten Anforderungsprofilen übereinstimmen und in den Budgetrahmen passen. Um den Druck etwas abzumildern, ist die strategische Personalplanung da, denn mit ihr lässt sich vorausschauend planen und handeln.