Einkaufsplanung

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Was ist eine Einkaufsplanung?

Zwischen Unternehmen und Haushalten existieren einige Parallelen. Das betrifft beispielsweise den Bereich der Einkaufsplanung. Hier gilt es für die Wirtschaftsobjekte, gleich mehrere Zielkonflikte strategisch auszutarieren. Gelingt das, können nicht nur Haushalte, sondern auch Unternehmen von zahlreichen Vorteilen profitieren. Doch selbst für kleine und mittlere Betriebe ist die effiziente Planung der Einkäufe schwierig, da die Komplexität im Vergleich zu Haushalten deutlich höher ist. Hier kann eine leistungsfähige Software – etwa von evidanza – eine wichtige Unterstützung bieten, die Qualität der Entscheidungen verbessern und die Zukunft des Unternehmens sichern.

Was bedeutet Einkaufsplanung im unternehmerischen Kontext?

Die Einkaufsplanung ist ein wichtiges Instrument der Unternehmensplanung. Weil hier Entscheidungen auf der Beschaffungsseite des Unternehmens zu treffen sind, ist alternativ auch der Terminus Beschaffungsplanung gebräuchlich. Die Planung bezieht sich auf die Beschaffung von Produktionsfaktoren für eine bestimmte zeitliche Periode. Den ersten Schritt bildet dabei gewöhnlich die Festlegung und Gewichtung von verschiedenen Zielen der Planung. Danach rücken die dazu erforderlichen Maßnahmen und Bezugsquellen in den Fokus. Die Planung mündet in der Festlegung der zu beschaffenden Produktionsfaktoren bezüglich Art, Quantität und Qualität im Rahmen der Bedarfsplanung. Diese zielt nicht nur auf klassische Rohstoffe, sondern auch auf Betriebs- und Hilfsstoffe sowie auf Dienstleistungen ab. Insgesamt sollte sich die Beschaffungsplanung mit allen Produktionsfaktoren befassen, die das Unternehmen für den Prozess der Leistungserstellung benötigt und extern beziehen muss. Zu berücksichtigen sind bei der Planung auch mit dem Lager zusammenhängende Faktoren – vor allem Lagerbestand, Lagerkapazität und Lagerreichweite.

Welche Ziele hat die unternehmerische Beschaffungsplanung?

Die Ziele der Beschaffungsplanung orientieren sich an den übergeordneten Unternehmenszielen und sollen dazu beitragen, diese Vorgaben zu erreichen. Insgesamt lassen sich mehrere Subziele definieren, die je nach Unternehmen und den Vorgaben des Managements eine unterschiedlich hohe Priorität haben. Zu den wichtigsten Zielvorgaben zählen gewöhnlich:

Optimierung der Einkaufskosten
Gewährleistung der Beschaffungssicherheit
Sicherstellung oder Steigerung der Qualität
Optimierung des Einkaufsprozesses
Optimierung der Einkaufskosten

Da viele Betriebe danach streben, ihre Gewinne zu sichern, zu steigern oder sogar zu maximieren, zielt die Beschaffungsplanung dementsprechend oft auf eine Senkung oder Optimierung der Beschaffungskosten an. Denn durch eine Reduzierung der Einkaufskosten lassen sich sogar dann die Unternehmensgewinne erhöhen, wenn Absatzmenge und Preise gleich bleiben. Die Beschaffungskosten können Unternehmen etwa senken bzw. optimieren, indem sie die Zahl ihrer Lieferanten reduzieren oder durch größere Einkaufsmengen Rabatte realisieren.

Gewährleistung der Beschaffungssicherheit

In Zeiten von belasteten, beeinträchtigten oder weggebrochenen Lieferketten spielt die Beschaffungs- bzw. Versorgungssicherheit als Ziel für Unternehmen eine immer größere Rolle. Dementsprechend kann es sinnvoll sein, auch höhere Beschaffungskosten zu akzeptieren, wenn sich dadurch die Versorgung sicherstellen lässt. Dieses Subziel hat für die Beschaffungsplanung tendenziell eine umso größere Priorität, je weniger Substitute für die Produktionsfaktoren bzw. alternative Lieferanten verfügbar sind.

Sicherstellung oder Steigerung der Qualität

Produktionsfaktoren sind selten vollkommen homogen. Oft existieren Unterschiede bezüglich Eigenschaften oder Qualität. Diese spiegeln sich in der Regel auch in der Güte der Produkte wider, die das Unternehmen daraus herstellt. Um erfolgreich am Markt zu agieren, sollten Betriebe bei der Beschaffungsplanung deshalb auch nicht nur die Quantität, sondern auch die Qualität und andere relevante Eigenschaften der bezogenen Produktionsfaktoren berücksichtigen. Dabei kann es durchaus sinnvoll sein, zu höheren Kosten eine höhere Qualität einzukaufen, um die eigenen Produkte zu verbessern, und so den Absatz zu erhöhen oder Preissteigerungen durchzusetzen.

Optimierung des Einkaufsprozesses

Die Beschaffungsplanung kann auch darauf abzielen, den Einkaufsprozess als solchen zu verbessern. Dann kann es beispielsweise allgemein darum gehen, Aspekte wie Steuerung oder Kontrolle zu optimieren, um so die Prozessqualität mittel- und langfristig zu steigern. Genauso sind Einzelmaßnahmen denkbar – etwa die Zusammenlegung der Beschaffung von mehreren Abteilungen des Unternehmens.

Zielinterdependenzen bei der Beschaffungsplanung beachten!

Die einzelnen Ziele der Einkaufsplanung sind untereinander von zahlreichen Abhängigkeiten gekennzeichnet. So geht eine Senkung der Beschaffungskosten beispielsweise tendenziell zulasten der Beschaffungssicherheit und der Qualität der bezogenen Produktionsfaktoren. Diese und ähnliche Zielkonflikte gilt es im Sinne der übergeordneten Unternehmensziele auszutarieren. Unproblematisch sind hingegen Interdependenzen, die nicht gegenläufig sind, sondern die Erreichung mehrerer Ziele begünstigen. So resultiert etwa aus einer Optimierung des Einkaufsprozesses oft auch eine Senkung der Beschaffungskosten.

Wie profitieren Unternehmen von einer effizienten Einkaufsplanung?

Die Beschaffungsplanung ermöglicht es Unternehmen, den Einkauf von Produktionsfaktoren basierend auf dem eigenen Bedarf und voraussichtlicher Entwicklungen zu planen und so vorbereitet zu sein. Das hat einen positiven Einfluss auf zentrale Faktoren wie Kosten – etwa für Lager oder Personal – Lieferbereitschaft oder Produktivität. Wenn Unternehmen die Planung zumindest in Teilen mit Lieferanten teilen, lassen sich daraus Bestellprognosen erstellen. Das kann tendenziell die Lieferzuverlässigkeit verbessern und kommt so wiederum dem Unternehmen zugute. Eine strategisch ausgerichtete Planung berücksichtigt zudem verschiedene Szenarien bzw. Umweltentwicklungen und ermöglicht es Unternehmen so, sich in kürzester Zeit durch vorab entwickelte Planungen an neue Situationen anzupassen. Durch diese schnelle Reaktionszeit können Betriebe die eigene Zukunft sichern. Darüber hinaus ist es möglich, im Vergleich zu Träger reagierenden Konkurrenzunternehmen wichtige Wettbewerbsvorteile zu erringen und sich Marktanteile oder Gewinnsteigerungen zu sichern.