Digitale Buchhaltung

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Was bedeutet digitale Buchhaltung?

Eingang, Verwaltung und Weitergabe digitaler Rechnungen und Belege laufen in der digitalen Buchhaltung zusammen. Inzwischen kommt man bei der Buchhaltung für Unternehmen und Betriebe ganz ohne Papier aus, denn auch die Finanzämter und Steuerberater sind digitalisiert worden. Die Digitalisierung der gesamten Finanzen bringt Effizienzgewinne und vor allem Sicherheit beim Einhalten von Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten.

Über die notwendige Verfahrensdokumentation im Rahmen der digitalen Buchhaltung wird der organisatorisch und technisch ausgeführte Prozess bei der Verarbeitung steuerlich relevanter Dokumente nachgewiesen. Diese Dokumentation spiegelt den aktuellen Stand von Hard- und Software wider und enthält die einwandfreie Beschreibung aller Archivierungsvorgänge sowie deren Kontrollmechanismen.

Was muss in der digitalen Verfahrensdokumentation nach GoBD enthalten sein?

Wie Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, indiziert, verarbeitet, wieder aufgefunden, ausgegeben sowie vorgehalten und gelöscht werden.
Chronologische Ordnung aller Geschäftsvorgänge
Revisionssicheres Archivierungsverfahren inklusive einer exakten Prozessdokumentation
Sicherer Betrieb des Dokumentenmanagementsystems und lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge und Änderungen im System.
Präzise Nennung des Ordnungssystems und der Aufbewahrungsorte
Angaben zum Schutz vor Zugriffen Unbefugter und vor Verlust
Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten sind digitale Dokumenten zu löschen.

Welche Vorteile bietet die digitale Buchhaltung?

Ein großer Vorteil der digitalen Buchhaltung liegt darin, dass Rechnungen und sonstige Papierbelege nach dem Scannen vernichtet werden können. Die vom Unternehmen geforderten Aufbewahrungspflichten werden durch den Einsatz der verlässlichen Buchhaltungssoftware eingehalten. Auch bei Betriebsprüfungen sind alle notwendigen Unterlagen über die digitale Buchhaltung einsehbar und nachvollziehbar.

Weiterer Vorteile im Überblick

Weniger Platzbedarf, denn Regale voller Aktenordner werden nicht mehr gebraucht.
Mehr Datensicherheit und Transparenz, denn die Software erkennt Ungereimtheiten automatisch.
Erleichterung von Zahlungsabgleich und Buchungsvorgängen, da der Vorgang automatisiert erfolgt.
Flexibilisierung des Arbeitsplatzes durch Cloud-basierte Datenarchivierung
Erhöhte Aussagekraft bei betriebswirtschaftlichen Auswertungen
Neue Qualität bei Jahresabschlussarbeiten
Periodengerechtes Bereitstellen von Belegen im Überhang
Verbesserte Transparenz der Rechnungsinformationen

Wie kann ich meine Buchhaltung digitalisieren?

Papierbelege lassen sich einfach scannen oder per App fotografieren, bevor sie in die digitale Buchhaltung geladen werden. Neben der Erfassung der Belege gehört zur Digitalisierung einer Buchhaltung auch die digitale Abwicklung relevanter Vorgänge und Abläufe im Zusammenhang mit dem Mahnwesen, dem Steuerberater oder den Finanzbehörden.

Papierbelege in Papierform gehen im Unternehmen ein, werden dort digitalisiert und ordnungsgemäß im Rahmen der digitalen Buchhaltung archiviert. Nach erfolgreicher Digitalisierung können die Originalbelege dann vernichtet werden. Das ersetzende Scannen ist eines der wesentlichen Merkmale und ermöglicht die Aufbewahrung von Papierbelegen in Form eines Scans. Die ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation und Archivierung der digitalen Dokumente sind allerdings dafür zwingend Voraussetzung.

Für die digitale Buchhaltung wird entsprechende Software benötigt, die oftmals über eine Cloud zur Verfügung steht. Eine Ordnerstruktur bietet Übersichtlichkeit, Nachvollziehbarkeit und gewährleistet die sichere Aufbewahrung von Belegen. Die Software muss über spezifische Eigenschaften verfügen, damit Unternehmen allen Pflichten nachkommen können.

Ist digitale Buchführung Pflicht?

Bisher gibt es lediglich für Unternehmen, die mit der öffentlichen Hand zusammenarbeiten, ein verpflichtende digitale Buchführung. Im Rahmen der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Unterlagen für die Buchhaltung ist die elektronische Form ergänzend aufgenommen worden. Sie stellt jedoch keine Verpflichtung dar. Pflicht ist allerdings nach wie vor die revisionssichere Aufbewahrung von Belegen und Dokumenten in Unternehmen.

Wie funktioniert papierlose Buchhaltung?

Im Idealfall funktioniert eine solche Buchhaltung ganz ohne Papierbelege und arbeitet ausschließlich auf elektronischem Wege, mit digitalen Belegen und Prozessen. In der Realität ist es aber immer noch so, dass viele Rechnungen auf Papier ausgedruckt in die Unternehmen gelangen und dort per App abfotografiert oder eingescannt werden.

Durch das E-Rechnungs-Gesetz aus dem Jahr 2016 wird die papierlose Kommunikation und die damit einhergehende Digitalisierung gefördert und für Lieferanten des Bundes bereits zwingend vorgeschrieben. Sie dürfen bereits seit November 2020 keine Rechnungen mehr auf Papier stellen.

Besonders in Abteilungen, die viel mit externen Partnern arbeiten, finden sich noch immer zu viele Papierbelege. Das Marktforschungsinstitut IDC hat ermittelt, dass 2019 zwar 14 % weniger Seiten als 2018 gedruckt wurden, sagt aber auch, dass 2021 wieder mehr Papier bedruckt wurde. Allerdings bleibt der langfristige Trend weiterhin rückläufig.

Was sind die Herausforderungen bei einer digitalen Buchhaltung?

Alte Gewohnheiten aufzubrechen, kann sicherlich als eine der größten Herausforderungen bei der Umstellung auf eine digitale Buchhaltung genannt werden. 22 % der Befragten in einer im Auftrag von Kyocera Document Solutions gegebenen Umfrage gab an, ausschließlich Belege in Papierform zu erhalten. 41 % der Befragten gaben an, 1 bis 2 Stunden pro Tag mit der Dokumentenverwaltung in Papierform beschäftigt zu sein.

Die Digitalisierung muss also zunächst in den Köpfen stattfinden.

Die weiteren Herausforderungen der digitalen Buchhaltung

Rechtliche Konformität, denn alle rechtlichen Vorgaben der ordnungsgemäßen Buchhaltung müssen von der Software eingehalten werden. Es muss große Sorgfalt beim Scannen der Dokumente gelegt werden, damit die Belege nach den fiskalen Regeln manipulationssicher gespeichert werden. Die fiskalen Regeln werden durch den Kontext der digitalen Buchhaltung nach GoBD geregelt, und das schließt auch die Digitalisierung von Unterlagen ein, die für die Besteuerung relevant sein können.

Medienbrüche sind zu überwinden, denn der digitale Workflow ist noch zu häufig von verschiedenen Software-Lösungen unterbrochen, was zu Effizienzverlusten führt. Nur Arbeitsabläufe, die vom Belegeingang bis zur Übertragung ausschließlich digital stattfinden, folgenden Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchhaltung und sind damit revisionssicher. Solche Medienbrüche lassen sich schon häufig mit minimalen technischen Anpassungen erreichen, manchmal ist aber auch eine Schnittstelle notwendig.

Die flexiblen Arbeitszeitmodelle und das Home-Office machen es notwendig, dass die Rechnungseinsicht überall und jederzeit im Rahmen der digitalen Buchhaltung gewährleistet wird. Dafür sind Mitarbeiter entsprechend auszustatten und einzuweisen. Nur so gelingt es, den Zahlungsverkehr permanent zu kontrollieren. Der stetige Zugriff auf den Zahlungsverkehr ermöglicht auch die bessere Kontrolle des Unternehmensbudgets und führt zu einer Reduzierung von Wartezeiten auf gebuchte Posten.

Die digitale Buchhaltung erleichtert Unternehmensprozesse

Der Gesamtaufwand der Buchhaltung lässt sich mit der Software wesentlich verringern, das gilt sowohl betriebsintern als auch in Zusammenarbeit mit externen Partnern. Die Umstellung auf die digitale Buchhaltung gelingt nicht ohne Aufwand, führt aber dazu, dass Unternehmen von den zahlreichen Vorteilen profitieren. Die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben ist zwingend notwendig und die Regularien zum papierlosen Büro werden sich zweifelsohne in der nächsten Zeit weiter verschärfen. Die digitale Buchhaltung ist nicht mehr nur eine Option, sondern zwingend notwendig, wenn damit sich Unternehmen der digitalen Transformation stellen. Die Einsparungen von Ressourcen, Zeit und Kosten sind deutlich spürbar und bringen wertsteigernde Vorteile in Organisationen, von denen nicht nur das Unternehmen selbst, sondern auch seine Mitarbeiter, Partner und Kunden spürbar profitieren.