NewsletterPlanung in Power BI – von der Analyse zur aktiven Steuerung
In vielen Unternehmen ist Power BI mittlerweile das zentrale Werkzeug für die Analyse und Visualisierung von Daten. Interaktive Dashboards ermöglichen es, große Datenmengen verständlich aufzubereiten und Entscheidungen auf Basis aktueller Kennzahlen zu treffen. Doch während Power BI im Bereich Reporting längst etabliert ist, steckt der Bereich Planung bei vielen Organisationen noch in den Kinderschuhen. Dabei bietet die Integration von Planungsfunktionen in Power BI ein enormes Potenzial, um Analyse und Steuerung an einem Ort zusammenzuführen.
In diesem Beitrag zeigen wir, was Planung in Power BI bedeutet, welche Ansätze es gibt, wo die Vorteile liegen und welche Herausforderungen Unternehmen beachten sollten.
Warum Planung in Power BI?
Traditionell erfolgt die Unternehmensplanung häufig in Excel oder spezialisierten Planungswerkzeugen. Excel überzeugt durch Flexibilität, ist aber oft fehleranfällig und schwer skalierbar. Eigenständige Planungstools sind dagegen leistungsfähig, erfordern aber meist hohe Investitionen, zusätzliche Schulungen und komplexe Schnittstellen zu BI-Systemen.
Power BI bietet einen Mittelweg:
Die Datenanalyse und das Reporting bleiben im gewohnten Power-BI-Umfeld.
Planungsfunktionen werden direkt in bestehende Dashboards integriert.
Fachbereiche können Daten nicht nur konsumieren, sondern aktiv Zielwerte, Forecasts oder Budgets eingeben und simulieren.
Das Ergebnis ist eine durchgängige Plattform, die Analyse und Planung miteinander verbindet – ein entscheidender Schritt Richtung integriertem Performance Management.
Planungsansätze in Power BI
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Planungsprozesse in Power BI abzubilden. Welcher Ansatz der richtige ist, hängt von den Anforderungen, der IT-Landschaft und dem Reifegrad des Unternehmens ab.
a) Planung über Excel-Eingaben (klassischer Ansatz)
Ein einfacher Weg besteht darin, Excel-Dateien als Planungsinput zu verwenden. Power BI liest diese Dateien regelmäßig ein und kombiniert sie mit Ist-Daten. Diese Methode eignet sich gut für:
einfache Budgettabellen,
kurzfristige Forecasts,
Organisationen mit hoher Excel-Affinität.
Vorteil: Schneller Einstieg ohne Zusatztools.
Nachteil: Änderungen erfolgen nicht in Echtzeit, und Versionierung sowie Mehrbenutzerfähigkeit sind eingeschränkt.
b) Planung über Writeback-Funktionalitäten
Um echte Planungsprozesse abzubilden, braucht es die Möglichkeit, Daten aus Power BI zurück in eine Datenquelle zu schreiben (Writeback). Dafür gibt es verschiedene Ansätze:
Custom Writeback über Power Apps: Eingabemasken werden mit Power Apps erstellt und in Power BI eingebettet. Daten werden z. B. in SQL-Datenbanken zurückgeschrieben.
Drittlösungen wie Acterys, Jedox oder ValQ: Diese erweitern Power BI um professionelle Planungsfunktionen inklusive Workflow, Berechtigungen und Versionsverwaltung.
Eigenentwicklungen mit REST-APIs oder Azure-Services: Besonders für komplexe Szenarien mit spezifischen Anforderungen.
Vorteil: Nahtlose Integration in Dashboards, Echtzeit-Planung möglich.
Nachteil: Technisch anspruchsvoller, ggf. zusätzliche Lizenzen oder Entwicklungsaufwand.
c) Simulation und Szenarioanalyse
Neben klassischen Planwerten gewinnen Simulationen an Bedeutung. Power BI erlaubt es, Szenarien über Parameter oder DAX-Variablen dynamisch zu verändern. So können z. B. Absatzsteigerungen, Preisanpassungen oder Kostenänderungen in Echtzeit simuliert und grafisch ausgewertet werden.
Typische Anwendungen:
Was-wäre-wenn-Analysen,
Sensitivitätsanalysen,
strategische Planungsworkshops.
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Vorteile der Planung in Power BI
Die Integration von Planung in Power BI bietet gleich mehrere handfeste Vorteile:
Einheitliche Plattform: Reporting, Analyse und Planung finden in einem Tool statt.
Höhere Transparenz: Planwerte und Ist-Daten werden in derselben Umgebung dargestellt – das vereinfacht Abweichungsanalysen und Forecast-Prozesse.
Schnellere Reaktionsfähigkeit: Änderungen können sofort visualisiert und in Dashboards analysiert werden.
Bessere Zusammenarbeit: Mehrere Fachbereiche arbeiten gleichzeitig an denselben Datenmodellen, mit klar geregelten Berechtigungen.
Geringere Tool-Landschaft: Kein paralleles Planungswerkzeug notwendig, geringere Schnittstellenkomplexität.
Besonders für mittelständische Unternehmen kann Power BI so zu einer kosteneffizienten Alternative zu klassischen Planungssystemen werden.
Herausforderungen und Erfolgsfaktoren
So vielversprechend der Ansatz ist – die Einführung von Planungsfunktionen in Power BI erfordert sorgfältige Planung (im doppelten Sinne). Typische Stolpersteine sind:
Fehlende Datenarchitektur: Planung braucht strukturierte, saubere Datenmodelle.
Berechtigungskonzepte: Wer darf wo planen? Versionierung und Freigabeprozesse müssen klar geregelt sein.
Know-how: Planungslösungen mit Writeback erfordern sowohl BI-Know-how als auch Prozessverständnis.
Projektaufwand: Auch wenn Power BI vieles vereinfacht – eine durchdachte Planungslösung ist kein „Klick-und-fertig“-Projekt.
Erfolgsfaktoren sind u. a.:
Ein klarer Scope (z. B. Start mit einer Kostenstellenplanung oder einem Forecast-Prozess),
eine skalierbare Architektur (z. B. Azure SQL als zentrale Datenbank),
Pilotprojekte, um Fachbereiche schrittweise einzubinden,
und eine enge Zusammenarbeit zwischen Fachbereich, IT und Controlling.
Fazit: Vom Reporting zur integrierten Steuerungsplattform
Power BI entwickelt sich zunehmend vom Reporting-Tool zur Steuerungsplattform. Unternehmen, die heute Planung und Analyse getrennt betrachten, verschenken Potenzial. Durch gezielte Erweiterungen lassen sich in Power BI leistungsfähige, flexible und benutzerfreundliche Planungslösungen aufbauen – ohne zwingend auf teure Spezialsoftware zurückzugreifen.
Wer frühzeitig eine solide Datenbasis schafft, ein durchdachtes Berechtigungskonzept umsetzt und Fachbereiche einbindet, kann Planung, Forecasting und Szenarioanalyse direkt im Dashboard realisieren. So wird Power BI nicht nur zum Spiegel der Vergangenheit, sondern zum Kompass für die Zukunft.
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