Newsletter7 Vorteile digitalisierter Angebots-,
Auftrags- und Rechnungsprozesse
für Serviceunternehmen
Die Digitalisierung von analogen Prozessen ist seit Jahren einer der wichtigsten Megatrends für Betriebe. Es gibt jedoch immer noch viele Unternehmer, welche die digitale Transformation scheuen. Die häufigsten Ursachen sind die Komplexität des Themas sowie die aus der Umstellung resultierenden Kosten. Doch die möglichen Vorzüge sind gewichtiger. Um das zu verdeutlichen, wollen wir in diesem Blogartikel die sieben wichtigsten Vorteile von digitalisierten Angebots-, Auftrags- und Rechnungsprozessen skizzieren und besonders die möglichen Potenziale für Serviceunternehmen in den Fokus rücken. Dabei gehen wir immer wieder auf die Möglichkeiten ein, die Softwarelösungen von MDIS Consulting in diesem Zusammenhang bieten.
1. Geringere Kosten
Eine integrierte Logistiklösung sorgt dafür, dass Produkte schnell aus dem Lager auf den Versandweg kommen. Denn das ist das oberste Ziel im E-Commerce. Wenn Kunden lange warten müssen, schmälert das User Experience und das nächste Mal kaufen die Kunden woanders. Dabei müssen Onlinehändler sowohl dafür sorgen, dass die eingehende Logistik gut läuft, aber auch die ausgehende. Nur wenn neu eingetroffene Artikel direkt verbucht werden und somit auch wieder für den Warenausgang bereitstehen, können auch große Mengen schnell an Kunden versendet werden. Denn wichtig ist, dass sich die Waren in Ihrem Lager bewegen. Artikel, die Sie lagern, kosten Sie nur Geld und bringen keinen Umsatz. Daher ist es wichtig, dass Ihre Anlagen im Lager rund um die Uhr funktionieren und die dazu gehörige Software einwandfrei läuft. Denn kein Lager lässt sich heute mehr manuell steuern und überblicken. Moderne Logistik funktioniert vollautomatisch und digitalisiert. Nur so können die immer größer werdenden Anforderungen noch bewältigt werden.
2. Digitale Unterstützung für Ihre Mitarbeiter
Es hält sich hartnäckig das Vorurteil, dass die digitale Transformation Arbeitskräfte ersetzen soll. Doch eine intelligente Digitalisierung von unternehmerischen Prozessen wie MDIS Consulting diese anbietet, zielt auf etwas ganz anderes ab. Hier geht es vielmehr darum, Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bestmöglich zu unterstützen und zu entlasten. Dabei ergeben sich besonders für Serviceunternehmen beträchtliche Potenziale. So kann Ihr Servicepersonal sich nach einer umfassenden digitalen Transformation beispielsweise mehr um die Kunden und deren Bedürfnisse kümmern, während unsere Software lästige Aufgaben wie die Dokumentation erledigt. Das erhöht wiederum die Kundenzufriedenheit und damit einen der wichtigsten Faktoren für den nachhaltigen Unternehmenserfolg.
3. Digitales All-in-One statt analoger Insellösungen
Natürlich ist es schon ein Fortschritt, einzelne Unternehmensbereiche zu digitalisieren. So bietet etwa bereits die Digitalisierung der Rechnungsprozesse – von der Erstellung bis zum Versand der Rechnungen – Betrieben diverse Vorteile. Einige Anbieter bieten hier auch leistungsfähige Lösungen. Uns ist das aber zu wenig. Deswegen bieten wir intelligente All-in-One-Lösungen zur digitalen Transformation aller relevanten betrieblichen Prozesse. Das reicht von der digitalen Lead-Generierung bis zur Rechnungserstellung und dem Customer Service. Auch die Integration von Buchhaltung, CRM- und ERP-Systemen ist mit Software von MDIS Consulting problemlos möglich. Durch diese digitale All-in-One-Lösung können Sie die Potenziale der Digitalisierung für Ihr Unternehmen maximal nutzen.
4. Effizienter und transparenter
Für einen nachhaltigen Erfolg müssen Unternehmen heute möglichst effizient wirtschaften. Hier liegt eine besonders Stärke der digitalen Transformation. Durch diese lassen sich nämlich die unternehmerischen Prozesse effizient aufeinander abstimmen. So übernimmt die Software von MDIS Consulting die Daten vom Angebot etwa selbsttätig in den daraus generierten Auftrag und die daraus automatisch erstellte Rechnung. Später können wichtige Informationen automatisch Grundlage von Serviceaufträgen sein. Die Daten sind für Berechtigte jederzeit transparent einsehbar und können zudem automatisch von weiteren Abteilungen – vom Controlling bis zur Buchhaltung – genutzt werden, sodass sich hier der Aufwand minimiert.
5. Weniger Fehler durch Digitalisierung und Automatisierung
Es ist ärgerlich, aber wahr: Menschen machen Fehler. Da auch Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nur Menschen sind, werden diese zwangsläufig Fehler begehen. Fehler kosten allerdings oft Geld und können zudem die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen. Zum Glück lässt sich durch die Digitalisierung sowie Automatisierung der Angebots-, Auftrags- und Rechnungsprozesse die Anzahl dieser Fehler minimieren. So kann beispielsweise ein digital erstellter Vermerk über eine zusätzliche kostenlose Serviceleistung als Teil des Angebots später in der Rechnung automatisch adäquat Berücksichtigung finden und die Verärgerung eines Kunden – dem das ansonsten fälschlich in Rechnung gestellt worden wäre – verhindern. Weitere Fehler verhindert die einheitliche Datenbasis, die zu einer höheren Datenqualität führt.
6. Fokus auf Kernkompetenzen
Unternehmen sind immer dann besonders erfolgreich, wenn sie sich voll auf ihre jeweiligen Kernkompetenzen konzentrieren können. Denn hier können sie ihre individuellen Stärken und Erfahrungen im Business perfekt zur Geltung bringen. Bei Serviceunternehmen liegen diese Kernkompetenzen vor allem in der Erbringung von Serviceleistungen für ihre Kunden und eben nicht in der Erstellung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen. Die digitale Transformation eröffnet genau diese Möglichkeit der Fokussierung. Denn durch die Prozessautomatisierung rücken die von Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geleisteten Services in den Mittelpunkt. Währenddessen kümmert sich unsere Software weitgehend um den Rest und minimiert so den Aufwand für viele Aspekte, die außerhalb der Kernkompetenzen liegen – wie der lästige Dokumentationsaufwand.
7. Optimierte Steuerung aller Geschäftsprozesse
Unternehmen sind komplexe Konstrukte, in denen nacheinander und parallel zahlreiche Prozesse ablaufen. Durch deren Digitalisierung lassen sich Zahlen nicht nur einfacher mit weiteren Unternehmensbereichen teilen. Es ist auch leichter, sie zu aussagekräftigen Kennzahlen zu verdichten und anschaulich zu visualisieren. Analysen, Berichte oder Dashboards zur Steuerung Ihres Unternehmens lassen sich damit bequem verbinden und erweitern. Auf Basis dieser Informationen können Sie als Unternehmer alle Geschäftsprozesse – von digitalen Angebotsprozessen über den Außendienst bis zum für Serviceunternehmen besonders wichtigen Customer Support – erfolgreicher lenken. Um das zu gewährleisten, digitalisiert unsere Software nicht nur alle relevanten Bereiche. Wir stimmen auch alle Komponenten präzise aufeinander sowie auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens ab. Das ermöglicht ein agiles Prozess-Management, das nicht nur einen optimalen Einblick in geschäftliche Entwicklungen und Zusammenhänge ermöglicht, sondern tendenziell auch zu besseren Entscheidungen führt.
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