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Projektcontrolling leicht
gemacht mit Haufe X360
Im hektischen Alltag ist es oft schwer, den Überblick über mehrere parallel laufende Projekte zu behalten. Die Steuerung von Projekten und deren Überwachung ist jedoch eine der wichtigsten Aufgaben im Projektmanagement. Innerhalb des Projektmanagements fällt die Steuerung der Projekte dem Projektcontrolling zu. Doch was ist das eigentlich und wie können digitale Tools dabei helfen? Wir erklären Ihnen in diesem Blogartikel alles rund um Projektcontrolling und wie Sie MDIS Consulting dabei unterstützen kann.
Definition: Was ist Projektcontrolling?
Im Projektcontrolling kümmern sich Verantwortliche darum, dass sämtliche Projekte reibungslos vonstattengehen. Neben der Projektkalkulation fällt auch die Terminierung, Kommunikation und die Projektfinanzierung (Investitionsplanung und Abrechnung) in diesen Teilaufgabenbereich des Projektmanagements.
Um sämtlichen Anforderungen gerecht zu werden, setzen kleine und mittlere Unternehmen (KMU) auf spezialisierte Softwarelösungen. Mit dem Haufe X360 ERP-System erhalten Sie ein ganzheitliches System, das das Projektcontrolling einfach macht. Dabei greifen die Projektcontrolling-Funktionen der Software mit allen anderen ERP-Funktionalitäten ineinander, sei es mit dem CRM, der Zeiterfassung oder der Buchhaltung.
Die Abwicklung und Steuerung eines Projekts mit Haufe X360 bringt mehrere Vorteile mit sich:
- Sie definieren die für einen Kunden auszuführenden Arbeiten einfach und bequem.
- Sie legen Budgets für alle geplanten Arbeitsschritte fest und verfolgen deren Fertigstellung.
- Sie können erbrachte Leistungen aus dem System Ihrem Kunden in Rechnung stellen.
- Sie verfolgen sämtliche Kosten und Einnahmen der erbrachten Leistungen lückenlos.
Ein einzelnes Projekt selbst wiederum hat stets ein eigenes Budget, eigene Kosten und eigene Erträge. Mithilfe verschiedener Projektvorlagen erstellen Sie mit wenigen Klicks ein neues Projekt, das Sie über verschiedene Spezifikationen wie die Ressourcen und den Terminbereich individualisieren können.
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Projektcontrolling
mit Haufe X360
Welche Komponenten sind im Projektcontrolling mit Haufe X360 wichtig?
Damit Ihr Projektcontrolling mit Haufe X360 reibungslos funktioniert, sind in erster Linie – neben den Standardeinstellungen – zwei Komponenten wichtig:
- 1. Abrechnungsregeln
- 2. Kontengruppen
Bei den Abrechnungsregeln wählen Sie aus zwei Möglichkeiten. Entweder Sie verrechnen nach Fortschritt über prozentuale Angaben oder nach Menge. Alternativ können Sie nach Zeit und Material abrechnen. Hierbei greift das System auf die Aufwände aus Projektarbeitskosten und Waren zurück.
Die zweite wichtige Komponente sind die Kontengruppen. Hier werden alle Konten, die in der Buchhaltung angesprochen werden, den Kontengruppen zugeordnet. Die integrierte und smarte Finanzbuchhaltung des ERP-Systems stellt dann sicher, dass jeweils das richtige Konto angesprochen wird.
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Haufe X360 Projektcontrolling
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Wir zeigen Ihnen in ca. 20 Minuten effektives Projektcontrolling – die Schlüsselkomponente für erfolgreiche Projekte.
Webinar-Inhalte:
- Was ist Projektcontrolling?
- Basis Konfiguration
- Projekterstellung – Von Projektangebot bis Abrechnung
- Zeit und Kostenaufwände
- Q&A
Was ist Projektcontrolling im Zusammenhang mit einem ERP-System?
Im bisherigen Artikel ist bereits mehrfach angeklungen, dass das Projektcontrolling mit Haufe X360 eingebettet in das gesamte ERP-System funktioniert. Sämtliche Daten und Prozesse interagieren miteinander, damit ist vor allem im Projektmanagement eine effiziente Abwicklung möglich.
Im konkreten Fall zwischen Projektcontrolling-Modul und anderen Funktionalitäten des X360-Systems bedeutet das:
- Sie erstellen ein Projekt direkt und auf Basis eines im System hinterlegten Auftrags.
- Sie erstellen ein Projekt direkt und auf Basis eines im System hinterlegten Auftrags.
- Sämtliche Zeit- und Kostenaufwände, die mit dem Projekt anfallen, fließen automatisiert mit ein.
- Durch die Integration mit der Finanzbuchhaltung und dem Einfluss aller Aufwände können Abrechnungsprozesse mit Ausgangsrechnungen automatisiert werden.
Welche Aufgaben hat das Projektcontrolling-Modul?
Das Projektcontrolling-Modul von Haufe X360 kann jede Projektart abbilden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um interne oder externe Projekte handelt. Egal, ob Bauprojekt, Dienstleistungsprojekt (beispielsweise eine Softwareeinführung) oder Support-Projekt, der ganzheitliche Ansatz des Tools führt zu einem effizienten und einfachen Projektcontrolling.
Dabei fallen dem Projektcontrolling-Modul folgende Aufgaben zu:
- Planen, Sammeln und Überwachen sämtlicher Kosten und Erlöse.
- Planen, Sammeln und Überwachen sämtlicher Kosten und Erlöse.
- Abrechnung der für jedes einzelne Projekt geleisteten Arbeit mit den jeweiligen Kunden.
- Zuweisung der Kosten sowie Berechnung der Belastungen und abrechenbaren Beträge.
Darüber hinaus und neben diesen „harten Aufgaben“ überzeugt Haufe X360 im Projektcontrolling mit einer Reihe an Serviceleistungen, die Ihnen die Arbeit erleichtern.
So können Sie beispielsweise mit standardisierten Projektvorlagen arbeiten oder immer wiederkehrende Projekte kopieren. Dadurch sparen Sie sich die Zeit, die immer gleichen Angaben immer wieder manuell zu machen. Auch Teilprojekte lassen sich schnell und effizient (immer wieder) im System anlegen.
Zudem können Budgetänderungen direkt oder über Change-Aufträge erfasst werden. Sie haben die Wahl, ob das mit oder ohne Genehmigung des jeweiligen Projektmanagers geschehen soll.
Welchen Mehrwert bietet das Projektcontrolling-Modul?
Im Vergleich zu anderen Anbietern von Projektmanagement- und Projektcontrolling-Software kann Haufe mit X360 auf mehreren Ebenen Pluspunkte sammeln.
- Nichts geht verloren: Artikel, Termine, Aufgaben der Mitarbeiter und die grundsätzliche Zeiterfassung werden auf Teilprojektebene einem einzelnen Projekt zugeordnet und abrechenbar.
- Volle Kostentransparenz: Verfolgen Sie die geplanten und tatsächlichen Projektkosten in Echtzeit.
- Volle Rechnungskontrolle: Durch die lückenlose Erfassung des gesamten Projektfortschritts rechnen Sie auf Basis Ihrer Abrechnungsregeln und des Aufgabenfortschritts ab. Die gesamte Abrechnung erfolgt innerhalb des ERP-Systems.
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Valeria Filimonow
– Sales Managerin
Volle Kontrolle über Ihre Projekte – mit Haufe X360 und MDIS Consulting
Sind Sie interessiert am Projektcontrolling-Modul von Haufe X360? Mit dem smarten Tool behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Projekte und vereinfachen Ihr Projektcontrolling.
Wenn Sie projektbasierte Leistungen anbieten, alle erbrachten Arbeitsleistungen systemisch erfassen und diese Ihrem Projekt auf Aufgabenebene zuordnen, ist die Lösung von Haufe genau richtig für Sie. Damit führen Sie zudem alle Projektabrechnungen schnell und unkompliziert durch und haben dabei jederzeit die volle Kontrolle über Ihr Projektbudget.
Als Haufe X360 Gold Partner begleitet Sie MDIS Consulting bei der Einführung des ERP-Systems Schritt für Schritt. Nichts ist im Projektmanagement ärgerlicher als schlechte Zeiterfassung, lückenhafte Abrechnungen, schlechte Übersicht und sich dadurch verzögernde Projekte.
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