Checklisten
MDIS schafft die digitale Grundlage für weiteres Wachstum bei Miles Mobility
Erfolgreich live: MDIS digitalisiert die ERP-Welt von MILES
Vernetzte, durchgängige ERP-Prozesse für Einkauf, Lager, Finanzwesen und Rechnungsverarbeitung
Mehr als 15.000 Fahrzeuge an 14 Standorten und ein dynamisches Wachstum: Als einer der größten Carsharing-Anbieter Europas bewegt MILES täglich eine enorme Anzahl operativer Prozesse. Damit steigen auch die Anforderungen an die dahinterliegenden Systeme, Datenflüsse und Geschäftsabläufe.
Gemeinsam mit MDIS hat Miles Mobility deshalb eine umfassende ERP-Transformation umgesetzt. Ziel war es, zentrale Unternehmensprozesse auf einer gemeinsamen Plattform zusammenzuführen und die organisatorische sowie technologische Grundlage für weiteres Wachstum zu schaffen.
Die Herausforderung: Wachstum braucht durchgängige Prozesse
Mit zunehmender Unternehmensgröße wachsen nicht nur Fahrzeugflotte und Standorte, sondern auch die Komplexität der internen Abläufe.
Beschaffungsprozesse, Lagerbewegungen, Rechnungsbearbeitung und finanzielle Abbildung müssen jederzeit nachvollziehbar und optimal aufeinander abgestimmt sein. Gleichzeitig benötigen Fachbereiche aktuelle Informationen, um operative Entscheidungen schnell und fundiert treffen zu können.
Für ein Unternehmen wie MILES bedeutet das: Prozesse dürfen nicht isoliert betrachtet werden. Sie müssen über Abteilungsgrenzen hinweg nahtlos ineinandergreifen und auf einer gemeinsamen Datenbasis aufbauen.
Der Ansatz: Eine ERP-Plattform für zentrale Geschäftsprozesse
Gemeinsam mit den Fachbereichen von MILES entwickelte MDIS eine auf MILES perfekt abgestimmte ERP-Lösung, die die wichtigsten operativen und kaufmännischen Prozesse auf einer Plattform vereint.
Im Mittelpunkt standen dabei fünf zentrale Bereiche:
Einkauf und Beschaffung
Die Beschaffungsprozesse wurden durchgängig digitalisiert und standardisiert. Bestellungen, Freigaben und nachgelagerte Prozesse lassen sich heute strukturiert und nachvollziehbar steuern.
Lager- und Materialwirtschaft
Bestände, Lagerbewegungen und Materialflüsse werden zentral verwaltet und stehen den beteiligten Bereichen in Echtzeit zur Verfügung.
Finanzbuchhaltung
Geschäftsvorfälle werden systemgestützt verarbeitet und unmittelbar in die finanzielle Abbildung integriert. Dadurch entsteht eine enge Verbindung zwischen operativen Prozessen und kaufmännischer Steuerung.
Digitaler Rechnungseingang
Eingangsrechnungen werden digital verarbeitet und in bestehende Freigabe- und Buchungsprozesse eingebunden. Medienbrüche und manuelle Zwischenschritte konnten dadurch deutlich reduziert werden.
Stammdatenmanagement und Mandantenstruktur
Eine einheitliche Datenbasis bildet das Fundament der gesamten ERP-Landschaft und schafft die Voraussetzungen für konsistente Prozesse über alle Unternehmensbereiche hinweg.
Das Ergebnis: Eine gemeinsame Plattform statt isolierter Prozesse
MILES steuert heute Einkauf, Lager, Finanzwesen und Rechnungsverarbeitung über eine gemeinsame ERP-Plattform.
Statt verteilter Informationen und voneinander getrennten Abläufen entsteht ein durchgängiger Informationsfluss entlang der gesamten Wertschöpfungskette – von der Beschaffung über die Lagerprozesse bis hin zur finanziellen Abbildung.
Dadurch verfügt das Unternehmen über eine skalierbare Systemlandschaft, die weiteres Wachstum unterstützt und gleichzeitig die Steuerbarkeit der operativen Prozesse verbessert.
Die Zusammenarbeit
Der Erfolg eines Projekts dieser Größenordnung basiert nicht allein auf Technologie. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus Fachbereichen, Prozessen und Umsetzungspartnern.
Die enge Zusammenarbeit zwischen den Teams von MILES und MDIS ermöglichte es, Anforderungen frühzeitig zu identifizieren, Prozesse gemeinsam weiterzuentwickeln und die ERP-Lösung konsequent an den operativen Bedürfnissen des Unternehmens auszurichten.
Mobilität neu zu denken bedeutet auch, die Prozesse dahinter neu zu denken. MDIS hat verstanden, was wir brauchen – und es geliefert.
Ausblick
Mit der neuen ERP-Plattform verfügt MILES über eine belastbare Grundlage für die weitere Unternehmensentwicklung.
Die erfolgreiche Umsetzung zeigt, dass auch hochdynamische Mobility-Unternehmen ihre operativen Kernprozesse auf einer integrierten Plattform zusammenführen und dadurch die Voraussetzungen für nachhaltiges Wachstum schaffen können.
Wir bedanken uns beim gesamten Team von MILES für die vertrauensvolle Zusammenarbeit und freuen uns darauf, den weiteren Weg gemeinsam zu begleiten.
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Werden KI-Agenten ERP- und BI-Systeme ersetzen?
Werden KI-Agenten ERP- und BI-Systeme ersetzen?
Warum die Zukunft nicht in der Ablösung, sondern in der Verschmelzung liegt
Seit dem Durchbruch generativer Künstlicher Intelligenz wird in vielen Unternehmen eine zentrale Frage diskutiert: Werden KI-Systeme klassische ERP- und BI-Lösungen künftig ersetzen?
Die kurze Antwort lautet: Nein. Die spannendere Antwort lautet jedoch: Sie werden die Art und Weise, wie wir mit ERP- und BI-Systemen arbeiten, grundlegend verändern.
ERP und BI bleiben das Fundament
ERP-Systeme bilden seit Jahrzehnten das Rückgrat moderner Unternehmen. Sie verwalten Prozesse, Stammdaten, Finanzen, Warenwirtschaft und viele weitere geschäftskritische Bereiche. Business-Intelligence-Lösungen sorgen dafür, dass aus diesen Daten wertvolle Erkenntnisse gewonnen werden können.
Diese Systeme erfüllen zentrale Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Compliance, Datensicherheit und Prozessstabilität. Genau deshalb werden sie auch in Zukunft unverzichtbar bleiben.
Doch die Art, wie Anwender auf diese Systeme zugreifen, wird sich verändern.
Die Benutzeroberfläche der Zukunft heißt KI
- Berichte öffnen
- Dashboards analysieren
- Daten filtern
- Auswertungen erstellen
In Zukunft wird ein Großteil dieser Arbeit durch intelligente KI-Agenten übernommen.
Statt komplexe Berichte zu erstellen, genügt eine einfache Frage:
„Warum ist unser Umsatz im letzten Quartal zurückgegangen?“
Oder:
„Welche Kunden weisen aktuell das höchste Abwanderungsrisiko auf?“
Die KI analysiert die vorhandenen Daten aus ERP-, BI- und weiteren Unternehmenssystemen und liefert direkt die gewünschte Antwort – inklusive Handlungsempfehlungen.
Vom Informationssystem zum digitalen Assistenten
Die nächste Evolutionsstufe besteht nicht nur darin, Informationen bereitzustellen.
KI-Agenten werden zunehmend in der Lage sein, Prozesse selbstständig vorzubereiten oder sogar auszuführen:
- Bestellungen anlegen
- Rechnungen prüfen
- Forecasts erstellen
- Anomalien erkennen
- Berichte automatisch generieren
- Workflows anstoßen
Der Mensch entscheidet weiterhin – die KI übernimmt jedoch einen immer größeren Teil der operativen Vorarbeit.
Die wahre Herausforderung: Datenqualität
Die Leistungsfähigkeit eines KI-Agenten hängt unmittelbar von der Qualität der zugrunde liegenden Daten ab.
Unternehmen mit sauber gepflegten ERP-Strukturen, klaren Prozessen und einer durchdachten Datenstrategie werden von KI deutlich stärker profitieren als Unternehmen mit fragmentierten Datenbeständen.
Deshalb gilt mehr denn je:
Die Qualität der KI wird durch die Qualität der Unternehmensdaten bestimmt.
Unsere Vision bei MDIS
Bei MDIS beschäftigen wir uns nicht erst seit dem aktuellen KI-Hype mit der Digitalisierung von Unternehmensprozessen.
Aktuell entwickeln wir einen eigenen KI-Agenten, der Unternehmen dabei unterstützen soll, Informationen schneller zu finden, Prozesse effizienter zu steuern und das volle Potenzial ihrer ERP- und BI-Daten auszuschöpfen.
Dabei verfolgen wir einen klaren Ansatz:
Wir sehen KI nicht als Ersatz bestehender Systeme, sondern als intelligente Erweiterung. Unser Ziel ist es, eine Brücke zwischen Mensch, Daten und Geschäftsprozessen zu schaffen.
Als einer der ersten Haufe-Partner investieren wir gezielt in die Entwicklung eigener KI-Lösungen und schaffen damit die Grundlage für die nächste Generation intelligenter Unternehmenssoftware.
Fazit
ERP- und BI-Systeme werden nicht verschwinden. Sie bleiben die zentrale Daten- und Prozessbasis jedes Unternehmens.
Was sich verändert, ist die Art der Interaktion.
In den kommenden Jahren werden KI-Agenten zunehmend zur zentralen Arbeitsoberfläche werden. Sie verbinden Daten, Analysen und Prozesse in einer intuitiven, dialogorientierten Umgebung.
Die Gewinner dieser Entwicklung werden nicht die Unternehmen sein, die ERP oder BI ersetzen, sondern diejenigen, die beide Welten erfolgreich mit Künstlicher Intelligenz verbinden.
Genau an dieser Zukunft arbeiten wir bei MDIS bereits heute.
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Komplexe Digitalisierungsprojekte meistern: Wie MDIS dort ansetzt, wo andere aufhören
Komplexe Digitalisierungsprojekte meistern: Wie MDIS dort ansetzt, wo andere aufhören
Viele Legacy-Systeme. Unterschiedliche Workflows. Widersprüchliche Vorstellungen. Was für andere Digitalisierer ein Grund zum Zurückschrecken ist, ist für uns bei MDIS der Normalzustand – und unser Heimspiel.
Warum scheitern Digitalisierungsprojekte so oft?
Digitalisierung klingt in der Theorie einfach: alte Prozesse modernisieren, Systeme verknüpfen, Effizienz steigern. Doch wer in der Praxis schon einmal ein mittelständisches Unternehmen mit gewachsenen Strukturen digitalisiert hat, weiß: Die Realität sieht anders aus.
Laut einer Studie von McKinsey scheitern rund 70 % aller digitalen Transformationsprojekte – nicht an der Technologie, sondern an Komplexität, die unterschätzt wird. Legacy-Systeme, die jahrzehntelang gewachsen sind. Abteilungen mit völlig unterschiedlichen Anforderungen. Stakeholder mit divergierenden Vorstellungen. Und mittendrin: ein Projektteam, das irgendwie alle Fäden zusammenhalten soll.
Genau hier liegt das Problem: Viele Dienstleister suchen sich die einfachen Projekte aus. Die, bei denen der Scope klar ist, die Systeme modern sind und alle am gleichen Strang ziehen. Für alles andere gibt es ein freundliches „Das ist leider nicht unser Kernbereich.“
Bei MDIS ist das unser Kernbereich.
Komplexität ist kein Problem - sie ist unser Spezialgebiet
Komplexität ist kein Problem – sie ist unser Spezialgebiet
Thomas Groß, CEO der MDIS / Groß Business Group, hat in der neuen Sonderfolge des Podcasts „Impulsgeber Mittelstand“ von Haufe X360 genau darüber gesprochen: Was macht den Unterschied zwischen Chaos und Erfolg in komplexen Digitalisierungsprojekten?
📺 Das Experteninterview jetzt ansehen →
In diesem Gespräch geht es nicht um Theorie, sondern um gelebte Praxis: Welche Stolpersteine tauchen in komplexen Projekten immer wieder auf? Welche Prinzipien helfen, auch in schwierigen Situationen die Kontrolle zu behalten? Und warum ist Erfahrung in diesem Kontext kein Nice-to-have, sondern ein Muss?
Die drei größten Stolpersteine in komplexen Digitalisierungsprojekten
Aus unserer täglichen Projektarbeit wissen wir: Es sind immer wieder die gleichen Hürden, die Projekte ins Straucheln bringen.
- 1. Legacy-Systeme, die niemand vollständig versteht
Gewachsene IT-Landschaften sind ein Spiegel der Unternehmensgeschichte – und das ist gleichzeitig ihr größtes Problem. Oft gibt es keine vollständige Dokumentation. Mitarbeitende, die das System einst aufgebaut haben, sind längst nicht mehr im Unternehmen. Und trotzdem läuft auf diesen Systemen das operative Tagesgeschäft.
Unsere Herangehensweise: Wir beginnen jeden Digitalisierungsprozess mit einer gründlichen Bestandsaufnahme. Nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch. Wer nutzt was? Wie? Warum? Nur wer die Ist-Situation wirklich versteht, kann einen sinnvollen Migrationspfad gestalten.
- 2. Fehlende Einigkeit im Unternehmen
Digitalisierungsprojekte scheitern selten an der Software – sie scheitern an Menschen. Wenn die Geschäftsführung eine Vision hat, die IT eine andere und die Fachabteilungen eine dritte, entsteht kein Projekt, sondern ein Kompromiss-Flickenteppich, mit dem am Ende niemand wirklich arbeiten kann.
Unsere Herangehensweise: Wir moderieren Ziele, bevor wir Tools konfigurieren. Das klingt unspektakulär, ist aber einer der entscheidendsten Erfolgsfaktoren. Klare Anforderungen, gemeinsam erarbeitete Prioritäten und eine Entscheidungsstruktur, die im Projektverlauf Bestand hat.
- 3. Scope Creep und fehlende Projektdisziplin
Je komplexer ein Projekt, desto größer die Versuchung, immer neue Anforderungen einzubauen. Was als ERP-Einführung beginnt, soll plötzlich auch das CRM ersetzen, die Buchhaltung neu aufstellen und nebenbei noch die Website integrieren.
Unsere Herangehensweise: Klare Phasenpläne, transparentes Änderungsmanagement und ehrliche Kommunikation, wenn neue Anforderungen den Rahmen sprengen. Wir sagen auch mal Nein – aus Verantwortung für den Projekterfolg.
Welche Prinzipien machen den Unterschied zwischen Chaos und Erfolg?
Thomas Groß bringt es im Podcast auf den Punkt: Komplexität ist nicht das Problem – fehlende Strukturen im Umgang damit sind es.
Diese Prinzipien leiten uns bei MDIS:
- Erfahrung schlägt Theorie. Wir haben in den letzten Jahren zahlreiche Projekte begleitet, die auf dem Papier unmöglich aussahen. Dieses Wissen ist nicht in Büchern, sondern in gelebter Projektrealität entstanden.
- Ehrlichkeit vor Harmonie. Wir sagen unseren Kunden, was sie hören müssen – nicht, was sie hören wollen. Nur so entstehen Projekte, die am Ende wirklich funktionieren.
- Nachhaltigkeit vor Schnelligkeit. Ein schnell eingeführtes System, das nach einem Jahr wieder umgebaut werden muss, ist kein Erfolg. Wir planen für Bestand.
- Menschen vor Technologie. Die beste Software nutzt nichts, wenn die Mitarbeitenden sie nicht annehmen. Change Management ist kein Anhängsel – es ist Kernbestandteil unserer Projektarbeit.
Für wen ist MDIS der richtige Partner?
Kurz gesagt: für jeden, der sein Unternehmen ernsthaft digitalisieren möchte.
Ob Ihr Projekt überschaubar und klar strukturiert ist oder ob Sie vor einer jahrzehntelang gewachsenen IT-Landschaft stehen, die bisher niemand wirklich durchdringen konnte – wir bringen die Erfahrung und die Methoden mit, um beides erfolgreich umzusetzen.
Was uns von anderen unterscheidet: Wir skalieren unsere Herangehensweise mit der Komplexität Ihres Projekts. Einfache Vorhaben setzen wir effizient und zielgerichtet um. Und wenn es schwierig wird – wenn viele Systeme, Abteilungen und Interessen zusammenkommen – dann ist das für uns kein Grund zur Zurückhaltung, sondern der Moment, in dem wir zeigen, was wir können.
Mit MDIS an Ihrer Seite bleibt kein Digitalisierungsprojekt auf der Strecke.
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Komplexität lässt sich nicht durch schöne Präsentationen lösen – sondern durch Erfahrung, Klarheit und die richtigen Methoden.
Wenn Sie herausfinden möchten, was in Ihrem Unternehmen wirklich möglich ist, sprechen wir gerne mit Ihnen.
Kein Pitch. Keine Standardlösung. Nur ein ehrliches Gespräch über Ihre Situation – und was wirklich machbar ist.
MDIS gewinnt „Kundenprojekt des Jahres“ – Digitale Transformation in höchster Komplexität
MDIS gewinnt „Kundenprojekt des Jahres“ - Digitale Transformation in höchster Komplexität
Die Herausforderung: Komplexe Unternehmensstrukturen digital verbinden
Die Ausgangssituation bei der AQUA GROUP GmbH war besonders anspruchsvoll:
- 44 Standorte
- 650 Mitarbeitende
- Tausende Projekte pro Jahr
- Unterschiedliche Mandanten- und Unternehmensstrukturen
- Individuelle Prozesse und Anforderungen an einzelnen Standorten
Das Ziel war klar definiert:
Ein durchgängiger, skalierbarer End-to-End-Prozess für die gesamte Schadensabwicklung – von der ersten Kundenanfrage bis zur finalen Rechnungsstellung.
Gerade Unternehmen mit Buy-&-Build-Strategien stehen häufig vor der Herausforderung, Wachstum effizient zu organisieren, ohne die operative Flexibilität einzelner Standorte zu verlieren. Genau hier setzte das Projekt an.
Ganzheitliche Prozessdigitalisierung mit Haufe X360
Gemeinsam mit der AQUA GROUP GmbH entwickelte MDIS eine umfassende Digitalisierungslösung auf Basis von Haufe X360.
Im Fokus stand die intelligente Vernetzung aller relevanten Systeme und Prozesse:
- Digitalisierung und Automatisierung der kompletten Schadensabwicklung
- Integration von Haufe X360, IRES, BeSync und DocuWare
- Zentrale Systemvernetzung über BeSync als Integrationsplattform
- Harmonisierung komplexer Mandantenstrukturen
- Durchgängige Prozesse vom ersten Kundenkontakt bis zur Abrechnung
Die digitale Infrastruktur ermöglicht heute eine effiziente Steuerung sämtlicher Abläufe – von der Schadenserfassung über Leckageortung, Trocknung und Sanierung bis hin zur Rechnungsstellung.
Skalierbarkeit, Transparenz und operative Exzellenz als Ergebnis
Mit der Einführung der neuen digitalen Plattform entstand eine zentrale, hochskalierbare Prozessarchitektur, die den steigenden Anforderungen einer dynamisch wachsenden Unternehmensgruppe nachhaltig gerecht wird.
Durch die intelligente Vernetzung aller relevanten Systeme und die konsequente Standardisierung der Abläufe konnte eine durchgängige End-to-End-Prozesslandschaft geschaffen werden, die sowohl Effizienz als auch Transparenz signifikant erhöht.
Zu den zentralen Mehrwerten der Lösung zählen:
- Automatisierte und standardisierte Geschäftsprozesse über sämtliche Standorte hinweg
- Zentrale Datenverfügbarkeit und konsistente Informationsflüsse trotz komplexer Mandantenstrukturen
- Deutlich reduzierte Bearbeitungszeiten durch medienbruchfreie Prozessketten
- Hohe Skalierbarkeit zur Unterstützung zukünftiger Unternehmens- und Standortentwicklungen
- Verbesserte Transparenz und Steuerbarkeit operativer Prozesse in Echtzeit
- Effiziente Zusammenarbeit aller beteiligten Fachbereiche und Systeme
Das Projekt zeigt exemplarisch, wie moderne ERP- und Integrationsplattformen Unternehmen dabei unterstützen, komplexe Organisationsstrukturen zu harmonisieren, operative Exzellenz zu etablieren und nachhaltige digitale Transformation erfolgreich umzusetzen.
Digitalisierung als strategischer Wachstumstreiber
Moderne digitale Transformation geht heute weit über die reine Einführung neuer Softwarelösungen hinaus. Entscheidend ist vielmehr die Fähigkeit, Prozesse, Systeme und Organisationsstrukturen intelligent miteinander zu verbinden und dabei sowohl Effizienz als auch Flexibilität nachhaltig zu steigern.
Im Zentrum erfolgreicher Transformationsprojekte stehen insbesondere:
- Standardisierte und skalierbare Prozesse
- Transparente Daten- und Informationsflüsse
- Hohe Automatisierungsgrade entlang der gesamten Wertschöpfungskette
- Operative Flexibilität trotz wachsender Komplexität
Gemeinsam mit der AQUA GROUP GmbH hat MDIS eine digitale Infrastruktur geschaffen, die genau diese Anforderungen erfüllt: eine Plattform, die weiteres Unternehmenswachstum unterstützt, komplexe Strukturen harmonisiert und gleichzeitig die individuellen Stärken und operativen Besonderheiten der einzelnen Standorte bewahrt.
Insbesondere in dynamisch wachsenden Unternehmensgruppen mit Buy-&-Build-Strategien wird deutlich, welchen strategischen Stellenwert moderne ERP- und Integrationslösungen heute einnehmen. Sie bilden die Grundlage für skalierbare Prozesse, unternehmensweite Transparenz und eine nachhaltige digitale Wertschöpfung.
Danke für das Vertrauen und die partnerschaftliche Zusammenarbeit
Wir bedanken uns herzlich bei der AQUA GROUP GmbH für das Vertrauen, die enge Zusammenarbeit und den Mut, neue digitale Wege zu gehen.
Ein besonderer Dank gilt außerdem Haufe X360 für die Plattform und die Möglichkeit, dieses Projekt als „Kundenprojekt des Jahres“ präsentieren zu dürfen.
Diese Auszeichnung macht uns stolz – und motiviert uns gleichzeitig, Unternehmen weiterhin bei ihrer digitalen Transformation zu begleiten.
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Dann sprechen Sie mit MDIS über moderne Digitalisierungslösungen mit Haufe X360, Integrationsplattformen und skalierbaren End-to-End-Prozessen.
Haufe X360 Summit 2026: Ein Meilenstein für MDIS
Haufe X360 Summit 2026: Ein Meilenstein für MDIS
Der Haufe X360 Summit 2026 war für MDIS weit mehr als nur ein Branchenevent. Er war ein Moment der Bestätigung, der Anerkennung – und gleichzeitig ein starkes Signal für die Zukunft.
Mit gleich mehreren Auszeichnungen wurde MDIS auf dem diesjährigen Haufe X360 Summit als einer der erfolgreichsten Partner im gesamten Haufe X360 Netzwerk ausgezeichnet. Neben der erneuten Ernennung zum Gold-Partner erhielt MDIS die Awards als umsatzstärkster Partner, wachstumsstärkster Partner sowie die Auszeichnung für das Kundenprojekt des Jahres.
Diese Erfolge machen den Haufe X360 Summit 2026 zum erfolgreichsten Summit in der Unternehmensgeschichte von MDIS.
Vier Auszeichnungen, ein gemeinsamer Erfolg
Die Ehrungen spiegeln wider, was MDIS in den vergangenen Jahren konsequent aufgebaut hat: nachhaltiges Wachstum, erfolgreiche Kundenprojekte und eine starke Partnerschaft mit Haufe X360.
Zu den wichtigsten Auszeichnungen zählen:
- Gold-Partner 2026
- Umsatzstärkster Partner im gesamten Netzwerk mit dem höchsten ARR (Annual Recurring Revenue)
- Wachstumsstärkster Partner des Jahres
- Kundenprojekt des Jahres
Wachstum durch Qualität und Partnerschaft
Die Auszeichnungen sind das Ergebnis einer klaren strategischen Ausrichtung. MDIS setzt konsequent auf langfristige Kundenbeziehungen, innovative Digitalisierungslösungen und partnerschaftliche Zusammenarbeit.
Gerade im ERP- und Digitalisierungsumfeld sind nachhaltige Projekte entscheidend. Unternehmen benötigen heute nicht nur leistungsfähige Technologien, sondern vor allem Partner, die komplexe Prozesse verstehen und ganzheitlich begleiten können.
Der Erfolg beim Haufe X360 Summit 2026 bestätigt genau diesen Ansatz.
„Diese Auszeichnungen zeigen uns, dass sich unser Fokus auf Qualität, Innovation und nachhaltige Zusammenarbeit auszahlt.“
Dabei steht hinter jedem Erfolg vor allem eines: Teamarbeit. Der Dank gilt daher nicht nur den Kunden und Partnern, sondern insbesondere auch den Mitarbeitenden, die täglich mit Leidenschaft, Know-how und Engagement an erfolgreichen Projekten arbeiten.
Kundenprojekt des Jahres: Digitalisierung in höchster Komplexität
Ein besonderes Highlight des Summits war die Auszeichnung „Kundenprojekt des Jahres“, die MDIS gemeinsam mit der AQUA GROUP GmbH erhalten hat.
Das Projekt zeigt eindrucksvoll, wie moderne Digitalisierung auch in hochkomplexen Unternehmensstrukturen erfolgreich umgesetzt werden kann.
Die Ausgangssituation war anspruchsvoll:
- 44 Standorte
- 650 Mitarbeitende
- Tausende Projekte pro Jahr
- Unterschiedliche Mandantenstrukturen mit individuellen Anforderungen
Ganzheitliche Prozessdigitalisierung mit Haufe X360
Gemeinsam mit der AQUA GROUP GmbH entwickelte MDIS eine umfassende Digitalisierungslösung auf Basis von Haufe X360.
Dabei wurden sämtliche Prozesse intelligent miteinander vernetzt:
- Digitalisierung und Automatisierung der kompletten Schadensabwicklung
- Integration von Haufe X360, IRES, BeSync und DocuWare
- Vernetzung aller Systeme über BeSync als zentrale Integrationsplattform
- Harmonisierung komplexer Mandanten- und Unternehmensstrukturen
- Durchgängige Prozesse vom ersten Kundenkontakt bis zur Rechnungsstellung
Das Ergebnis ist eine hochskalierbare Plattform, die Effizienz steigert, Prozesse automatisiert und gleichzeitig maximale Transparenz schafft.
Das Projekt gilt als Vorzeigeexample dafür, wie moderne ERP- und Integrationslösungen Unternehmen dabei unterstützen können, komplexe operative Abläufe nachhaltig zu transformieren.
Ein starkes Signal für die Zukunft
Der Haufe X360 Summit 2026 markiert für MDIS einen wichtigen Meilenstein – aber gleichzeitig auch den Startpunkt für die nächsten Entwicklungsschritte.
Die mehrfachen Auszeichnungen bestätigen den eingeschlagenen Weg und schaffen zusätzlichen Ansporn, Kunden auch künftig mit innovativen Lösungen, nachhaltiger Digitalisierung und exzellenter Projektumsetzung zu begleiten.
MDIS bedankt sich herzlich bei allen Kunden, Partnern und Mitarbeitenden für das entgegengebrachte Vertrauen und die erfolgreiche Zusammenarbeit.
Denn eines hat der Haufe Summit 2026 erneut gezeigt: Große Erfolge entstehen immer gemeinsam.
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Moderne Vertriebs- und Marketingsteuerung in der Cloud
Moderne Vertriebs- & Marketingsteuerung in der Cloud
Mit der integrierten Lösung von Haufe X360 zum nachhaltigen Wachstum
Die Anforderungen an Vertrieb und Marketing haben sich in den letzten Jahren grundlegend verändert. Kunden erwarten personalisierte Ansprache, schnelle Reaktionszeiten und konsistente Erlebnisse über alle Kanäle hinweg. Gleichzeitig stehen Unternehmen unter wachsendem Druck, effizienter zu arbeiten und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
Eine moderne Antwort auf diese Herausforderungen ist die cloudbasierte Steuerung von Vertriebs- und Marketingprozessen – idealerweise mit der integrierten Lösung von Haufe X360.
Warum Cloud-Lösungen im Vertrieb und Marketing unverzichtbar sind
- Zentrale Datenbasis statt isolierter Systeme
- Echtzeit-Transparenz über Kunden, Leads und Umsätze
- Automatisierte Prozesse für mehr Effizienz
- Bessere Zusammenarbeit zwischen Teams
360°-Kundensicht als Schlüssel zum Erfolg
- Alle Informationen – von Angeboten über Rechnungen bis zu Supportanfragen – sind zentral verfügbar
- Vertrieb, Marketing und Service greifen auf dieselbe Datenbasis zu
- Kundeninteraktionen werden vollständig dokumentiert
Effiziente Vertriebssteuerung: Vom Lead zum Abschluss
- Effizientem Leadmanagement entlang des gesamten Funnels
- Automatischer Dublettenprüfung für saubere Daten
- Klare Verkaufsphasen mit integrierter Forecast-Berechnung
- Echtzeit-Dashboards für fundierte Entscheidungen
WEBINAR
Haufe X360 CRM in der Praxis - Effiziente Prozesse, zufriedene Kunden
Wie gelingt es, Vertriebsprozesse effizient zu steuern und gleichzeitig den Überblick über alle Kundendaten zu behalten?
In diesem Webinar lernen Sie das CRM-Modul von Haufe X360 praxisnah kennen und erfahren, wie Sie Kundendaten zentral bündeln, Vertriebsprozesse automatisieren und fundierte Entscheidungen auf Basis aussagekräftiger Analysen treffen.
Unsere Expertin von MDIS zeigt Ihnen live, wie modernes CRM in der Anwendung funktioniert und wie Sie damit Ihren Vertrieb nachhaltig erfolgreicher machen.
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Datengetriebenes Marketing für höhere Conversion-Raten
- Kampagnenmanagement von der Planung bis zur Analyse
- Zielgruppensegmentierung für personalisierte Ansprache
- Automatisierung von Marketingprozessen
- Transparente Erfolgsmessung in Echtzeit
Kundenservice als Wettbewerbsvorteil
Ein exzellenter Support ist heute ein zentraler Differenzierungsfaktor. Mit einem integrierten Ticketsystem profitieren Unternehmen von:
- Schnelleren Reaktionszeiten
- Strukturierter Bearbeitung von Anfragen
- Zentralem Zugriff auf alle Kundendaten
- Automatisierten Prozessen und Self-Service-Angeboten
Mobile Nutzung: Flexibilität für moderne Teams
- Zugriff auf alle CRM-Daten – jederzeit und überall
- Schnelle Reaktion auf Kundenanfragen
- Effizientes Arbeiten direkt beim Kunden
Integriertes Kundenportal für optimale Customer Experience
- 24/7 Zugriff auf Bestellungen, Daten und Dokumente
- Self-Service-Funktionen für Support und Verwaltung
- Transparente Kommunikation zwischen Unternehmen und Kunden
Fazit: Zukunftssichere Steuerung mit Cloud-CRM
Die moderne Vertriebs- und Marketingsteuerung erfordert integrierte, flexible und datengetriebene Lösungen. Haufe X360 zeigt, wie Unternehmen:
- ihre Prozesse effizienter gestalten
- fundierte Entscheidungen treffen
- Kundenbeziehungen nachhaltig stärken
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Controlling mit ERP: So automatisieren Sie Ihre Monatsabschlüsse
Controlling mit ERP: So automatisieren
Sie Ihre Monatsabschlüsse
Der Monatsabschluss gehört zu den zentralen Aufgaben im Finanz- und Rechnungswesen – und ist gleichzeitig eine der zeitintensivsten. Viele Unternehmen kämpfen mit manuellen Prozessen, verstreuten Datenquellen und hohem Abstimmungsaufwand. Das Ergebnis: Verzögerte Reports, Fehleranfälligkeit und eingeschränkte Transparenz für das Management.
Moderne ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) bieten hier enormes Potenzial. Richtig eingesetzt, ermöglichen sie eine weitgehende Automatisierung des Monatsabschlusses und schaffen die Grundlage für ein effizientes, zukunftsorientiertes Controlling.
Dieser Fachartikel zeigt, wie Unternehmen ihre Monatsabschlüsse mit ERP-Systemen systematisch automatisieren und dabei Qualität, Geschwindigkeit und Aussagekraft deutlich verbessern.
Der klassische Monatsabschluss: Herausforderungen im Überblick
In vielen Unternehmen ist der Monatsabschluss noch geprägt von:
- manuellen Buchungen und Excel-basierten Auswertungen
- zeitaufwendigen Abstimmungen zwischen Abteilungen
- Medienbrüchen zwischen verschiedenen Systemen
- fehlender Standardisierung von Prozessen
- hohem Fehlerpotenzial durch manuelle Eingriffe
Diese Faktoren führen dazu, dass der Monatsabschluss häufig mehrere Tage oder sogar Wochen in Anspruch nimmt – wertvolle Zeit, in der keine aktuellen Steuerungsinformationen vorliegen.
Die Rolle von ERP im modernen Controlling
Ein ERP-System integriert sämtliche betriebswirtschaftlichen Kernprozesse in einer zentralen Plattform. Für das Controlling bedeutet das:
- Zentrale Datenbasis: Alle relevanten Finanz- und Bewegungsdaten stehen konsistent zur Verfügung
- Echtzeitfähigkeit: Auswertungen können jederzeit aktuell erstellt werden
- Durchgängige Prozesse: Von der Buchung bis zum Reporting ohne Systembrüche
- Automatisierungspotenzial: Wiederkehrende Aufgaben lassen sich standardisieren und automatisieren
Damit wird das ERP-System zum Rückgrat eines effizienten Monatsabschlusses.
Automatisierungspotenziale im Monatsabschluss
Die Automatisierung beginnt bei der Identifikation wiederkehrender Prozesse. Typische Ansatzpunkte sind:
1. Automatische Buchungen und Abgrenzungen
- Wiederkehrende Buchungen (z. B. Mieten, Leasingraten) können automatisiert werden
- Periodenabgrenzungen lassen sich regelbasiert im System hinterlegen
- Rückstellungen können auf Basis definierter Logiken berechnet werden
2. Integration von Vorsystemen
Ohne manuelle Eingriffe, ohne Medienbrüche – vollständig dokumentiert und nachvollziehbar.
- Automatische Übernahme von Daten aus CRM, HR oder Warenwirtschaft
- Eliminierung manueller Schnittstellen
- Reduzierung von Übertragungsfehlern
3. Kontenabstimmung und Validierung
- Automatisierte Abstimmungsregeln für Sachkonten
- Plausibilitätsprüfungen direkt im System
- Frühzeitige Identifikation von Abweichungen
4. Reporting und Kennzahlen
- Automatische Erstellung von Standardreports
- Echtzeit-Dashboards für das Management
- Drill-down-Funktionen zur Ursachenanalyse
Der automatisierte Monatsabschluss: So sieht der Zielprozess aus
Ein durch ERP unterstützter Monatsabschluss folgt idealerweise einem klar strukturierten Ablauf:
1. Automatisierte Datenerfassung
Alle relevanten Geschäftsvorfälle werden kontinuierlich im ERP erfasst
2. Systemgestützte Verarbeitung
Buchungen, Abgrenzungen und Bewertungen erfolgen regelbasiert
3. Integrierte Kontrollen
Validierungsmechanismen prüfen Datenqualität und Konsistenz
4. Automatisiertes Reporting
Berichte und Kennzahlen werden automatisch generiert
5. Analyse und Steuerung
Das Controlling konzentriert sich auf Interpretation statt Datensammlung
Das Ergebnis: Ein Monatsabschluss, der nicht nur schneller, sondern auch qualitativ hochwertiger ist.
Erfolgsfaktoren für die Umsetzung
Die Einführung eines automatisierten Monatsabschlusses erfordert mehr als nur Technologie. Entscheidend sind:
1. Prozessstandardisierung
- Klare Definition von Abläufen und Verantwortlichkeiten
- Reduktion von Sonderfällen und individuellen Lösungen
2. Datenqualität
- Konsistente Stammdaten als Grundlage
- Klare Buchungsrichtlinien und Kontierungslogiken
3. Change Management
- Schulung der Mitarbeitenden
- Akzeptanz für neue, automatisierte Prozesse schaffen
4. Auswahl und Konfiguration des ERP-Systems
- Passgenaue Abbildung der Unternehmensanforderungen
- Nutzung vorhandener Automatisierungsfunktionen
- Integration bestehender Systeme
Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden
Bei der Automatisierung des Monatsabschlusses treten häufig folgende Herausforderungen auf:
- Überautomatisierung ohne Prozessklarheit
→ Lösung: Erst Prozesse optimieren, dann automatisieren - Unzureichende Datenbasis
→ Lösung: Stammdatenmanagement priorisieren - Fehlende Einbindung der Fachbereiche
→ Lösung: Interdisziplinäre Zusammenarbeit sicherstellen - Unrealistische Erwartungen
→ Lösung: Schrittweise Implementierung mit klaren Meilensteinen
Mehrwert für das Controlling
Ein automatisierter Monatsabschluss bringt messbare Vorteile:
- Zeitersparnis: Verkürzung des Abschlussprozesses um bis zu 50 %
- Höhere Datenqualität: Reduktion manueller Fehlerquellen
- Mehr Transparenz: Aktuelle Kennzahlen jederzeit verfügbar
- Strategische Rolle des Controllings: Fokus auf Analyse statt Datenerfassung
Das Controlling entwickelt sich damit vom reinen Berichtswesen hin zum aktiven Business Partner.
Fazit: Der Monatsabschluss als strategischer Hebel
Die Automatisierung des Monatsabschlusses mit ERP-Systemen ist kein reines IT-Projekt, sondern ein zentraler Schritt zur Weiterentwicklung des Controllings. Unternehmen, die ihre Prozesse konsequent digitalisieren und standardisieren, profitieren von schnelleren Entscheidungen, höherer Transparenz und einer stärkeren Wettbewerbsfähigkeit.
Für Organisationen wie mdis-consulting.de bietet sich hier die Chance, Kunden gezielt auf ihrem Weg zur Digitalisierung zu begleiten – von der Analyse bestehender Prozesse bis zur erfolgreichen Implementierung moderner ERP-Lösungen.
Lassen Sie sich von uns überzeugen & heben Sie Ihr Business auf das nächste Level!
Sie möchten gerne mehr zu unseren Lösungen erfahren? Wir stellen Ihnen gerne die Vorteile und Funktionen in einem kostenfreien Gespräch oder einer Online-Demo vor.
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Dokumentenmanagement: Von Papier zu intelligenten Workflows
Dokumentenmanagement :
Von Papier zu intelligenten Workflows
Verträge, Rechnungen, Lieferscheine, Genehmigungen, Personalunterlagen – Dokumente begleiten nahezu jeden Geschäftsprozess. Dennoch arbeiten viele Unternehmen noch immer mit papierbasierten Abläufen, unübersichtlichen Dateiablagen oder isolierten Archivsystemen. Das kostet Zeit, erhöht Risiken und bremst die Digitalisierung.
Ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist daher weit mehr als ein digitales Archiv. Es bildet die Grundlage für strukturierte, sichere und automatisierte Workflows.
Warum klassisches Dokumentenhandling an seine Grenzen stößt
In vielen Organisationen sehen dokumentenbezogene Prozesse heute noch so aus:
- Dokumente werden per E-Mail verschickt oder ausgedruckt
- Freigaben erfolgen manuell oder telefonisch
- Ablagen sind dezentral und uneinheitlich
- Informationen müssen gesucht statt gefunden werden
Die Folgen:
- Lange Durchlaufzeiten
- Hoher administrativer Aufwand
- Fehleranfälligkeit und Medienbrüche
- Unsicherheit bei Compliance- und Prüfungsanforderungen
Gerade mit wachsendem Dokumentenvolumen wird deutlich: Ohne strukturiertes Dokumentenmanagement stoßen Unternehmen schnell an ihre Grenzen.
Was ein modernes Dokumentenmanagementsystem leisten muss
Ein zeitgemäßes DMS geht weit über das reine Speichern von Dateien hinaus. Es unterstützt Unternehmen dabei, Dokumente aktiv in Prozesse einzubinden.
Zentrale Funktionen moderner DMS-Lösungen sind:
- Zentrale, revisionssichere Archivierung
- Volltextsuche und strukturierte Ablage
- Versionierung und Nachvollziehbarkeit
- Zugriffs- und Rollensteuerung
- Automatisierte Workflows und Freigaben
In integrierten Plattformen wie MDIS One ist das Dokumentenmanagement dabei direkt mit ERP, Workflows und Reporting verknüpft.
Vom Dokument zur Prozesssteuerung
Der eigentliche Mehrwert eines DMS entsteht, wenn Dokumente nicht isoliert betrachtet werden, sondern Prozesse auslösen und begleiten.
Beispiel: Eingangsrechnung
- Rechnung geht digital ein
- Automatische Zuordnung zum Lieferanten
- Abgleich mit Bestellung und Wareneingang
- Regelbasierte Freigabe
- Übergabe an Buchhaltung und Archiv
Ohne manuelle Eingriffe, ohne Medienbrüche – vollständig dokumentiert und nachvollziehbar.
Die wichtigsten Vorteile eines integrierten DMS
1. Höhere Effizienz
Automatisierte Abläufe verkürzen Durchlaufzeiten und entlasten Mitarbeitende von Routineaufgaben.
2. Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Jeder Bearbeitungsschritt ist dokumentiert. Verantwortlichkeiten und Status sind jederzeit sichtbar.
3. Rechtssicherheit und Compliance
Revisionssichere Archivierung, klare Zugriffsrechte und vollständige Historien unterstützen gesetzliche Anforderungen und Audits.
4. Zentrale Informationsquelle
Alle relevanten Dokumente sind mit Stammdaten, Buchungen und Prozessen verknüpft – ein entscheidender Vorteil gegenüber separaten Archivsystemen.
5. Grundlage für weitere Automatisierung
Ein strukturiertes DMS ist die Basis für Prozessautomatisierung, Business Intelligence und KI-gestützte Auswertungen.
Typische Einsatzbereiche für Dokumentenmanagement
Ein modernes DMS unterstützt nahezu alle Unternehmensbereiche:
- Finanzwesen: Rechnungen, Buchungsbelege, Zahlungsnachweise
- Einkauf: Verträge, Bestellungen, Lieferantenunterlagen
- Vertrieb: Angebote, Auftragsbestätigungen, Kundenverträge
- Personalwesen: Personalakten, Verträge, Bescheinigungen
- Management: Richtlinien, Berichte, Freigaben
Durch die Integration in eine zentrale Plattform werden diese Bereiche prozessübergreifend verbunden.
Papierloses Büro: Mythos oder Realität?
Das vollständig papierlose Büro ist für viele Unternehmen noch ein langfristiges Ziel. Doch bereits die konsequente Digitalisierung und Automatisierung zentraler Dokumentenprozesse bringt spürbare Vorteile:
- Weniger Suchzeiten
- Schnellere Entscheidungen
- Geringere Fehlerquoten
- Höhere Akzeptanz bei Mitarbeitenden
Der Fokus sollte dabei nicht auf Papiervermeidung allein liegen, sondern auf intelligenten Workflows.
Fazit: Dokumentenmanagement als Schlüssel zur Prozessdigitalisierung
Dokumentenmanagement ist kein Randthema der IT, sondern ein zentraler Baustein der digitalen Transformation. Unternehmen, die Dokumente strukturiert, sicher und prozessorientiert managen, schaffen die Grundlage für effiziente Abläufe und nachhaltiges Wachstum.
Ein integriertes DMS verbindet Informationen, Prozesse und Menschen – und macht Dokumente vom Verwaltungsaufwand zum aktiven Bestandteil der Wertschöpfung.
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Künstliche Intelligenz im Unternehmensalltag: Was heute möglich ist – und was morgen kommt
Künstliche Intelligenz im Unternehmensalltag: Was heute möglich ist – und was morgen kommt
Künstliche Intelligenz (KI) ist längst kein Zukunftsthema mehr. Während sie früher vor allem mit Forschung, Großkonzernen oder Science-Fiction in Verbindung gebracht wurde, hält KI heute zunehmend Einzug in den ganz normalen Unternehmensalltag.
Richtig eingesetzt, unterstützt KI Unternehmen dabei, Prozesse zu automatisieren, bessere Entscheidungen zu treffen und Wettbewerbsvorteile zu sichern – ohne die menschliche Expertise zu ersetzen.
Was bedeutet Künstliche Intelligenz im Unternehmenskontext?
Im unternehmerischen Umfeld bezeichnet KI Systeme, die:
- große Datenmengen analysieren,
- Muster und Zusammenhänge erkennen,
- Prognosen ableiten
- und Prozesse selbstständig unterstützen oder automatisieren.
Dabei geht es weniger um „denkenden Maschinen“, sondern um konkrete, praxisnahe Anwendungen, die messbaren Mehrwert schaffen.
Warum KI gerade jetzt für Unternehmen relevant ist
Mehrere Faktoren machen KI aktuell besonders interessant:
- Wachsende Datenmengen: Unternehmen verfügen über immer mehr Informationen
- Steigende Prozesskomplexität: Manuelle Steuerung wird zunehmend ineffizient
- Fachkräftemangel: Automatisierung entlastet Mitarbeitende
- Technologische Reife: KI ist heute stabil, skalierbar und wirtschaftlich einsetzbar
KI wird damit vom Innovationsprojekt zum Produktivitätsfaktor.
Konkrete Einsatzmöglichkeiten von KI im Unternehmensalltag
1. Intelligente Prozessautomatisierung
KI erkennt Muster in Prozessen und unterstützt automatisierte Entscheidungen – etwa bei Freigaben, Priorisierungen oder Eskalationen.
2. Prognosen und Forecasts
Auf Basis historischer Daten erstellt KI präzisere Vorhersagen, z. B. für Umsätze, Liquidität oder Bedarfsentwicklungen.
3. Anomalie- und Risikoerkennung
Ungewöhnliche Abweichungen, fehlerhafte Buchungen oder potenzielle Risiken werden frühzeitig erkannt.
4. Dokumentenverarbeitung
KI liest, klassifiziert und verarbeitet Dokumente wie Rechnungen, Verträge oder Lieferscheine automatisch.
5. Entscheidungsunterstützung für das Management
Statt nur Zahlen darzustellen, liefert KI Handlungsempfehlungen und Szenarien.
In integrierten Plattformen wie MDIS One ist KI dabei direkt in Prozesse, Datenmodelle und Workflows eingebettet – nicht als isoliertes Zusatztool.
KI als Ergänzung, nicht als Ersatz
Ein häufiger Irrtum ist die Annahme, KI solle menschliche Entscheidungen vollständig ersetzen. In der Praxis zeigt sich jedoch ein anderes Bild:
- KI übernimmt Analyse, Vorarbeit und Routine
- Menschen treffen weiterhin die finalen Entscheidungen
- Expertise, Erfahrung und Kontext bleiben entscheidend
KI wirkt damit als Assistenzsystem, das Mitarbeitende unterstützt und entlastet.
Erfolgsfaktoren für den sinnvollen KI-Einsatz
Damit KI im Unternehmen echten Mehrwert liefert, sind einige Voraussetzungen entscheidend:
1. Saubere Datenbasis
KI ist nur so gut wie die Daten, mit denen sie arbeitet. Strukturierte, integrierte Daten sind essenziell.
2. Klare Ziele
Nicht jede Aufgabe braucht KI. Erfolgreiche Projekte starten mit klar definierten Anwendungsfällen.
3. Integration in bestehende Prozesse
KI entfaltet ihren Nutzen erst, wenn sie Teil der täglichen Arbeitsabläufe ist.
4. Akzeptanz bei Mitarbeitenden
Transparenz, Schulungen und klare Kommunikation fördern Vertrauen und Nutzung.
Was Unternehmen von KI in Zukunft erwarten können
Die Entwicklung von KI steht noch am Anfang. Künftig werden Systeme:
- noch stärker selbstlernend agieren,
- Prozesse proaktiv optimieren,
- Empfehlungen kontextbezogen aussprechen,
- und enger mit Business Intelligence und Automatisierung verzahnt sein.
Unternehmen, die sich frühzeitig mit KI beschäftigen, schaffen sich einen klaren Wissens- und Erfahrungsvorsprung.
Fazit: KI als strategischer Baustein der Digitalisierung
Künstliche Intelligenz ist kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug zur Verbesserung von Effizienz, Qualität und Entscheidungsfähigkeit. Unternehmen, die KI gezielt und integriert einsetzen, stärken ihre Wettbewerbsfähigkeit und schaffen Freiräume für Innovation.
Der Schlüssel liegt dabei nicht in der Technologie allein, sondern in der Kombination aus Daten, Prozessen und menschlicher Kompetenz.
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VoTec GmbH setzt auf MDIS & Haufe X360
VoTec GmbH setzt auf MDIS & Haufe X360:
Stabilere Prozesse, mehr Transparenz, spürbarer Mehrwert
Wir freuen uns, ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt vorstellen zu dürfen – und zugleich ein neues Mitglied unserer MDIS-Community zu begrüßen: die VoTec GmbH.
Das Unternehmen steht für hochpräzise CNC-Dreh- und Frästeile sowie exzellente mechanische Metallbearbeitung. In diesem Umfeld sind Zuverlässigkeit, saubere Daten und maximale Transparenz entscheidend – sowohl im Maschinenpark als auch in den operativen Abläufen. Genau hier setzt unsere Zusammenarbeit an.
Ausgangssituation: Anspruchsvolle Produktion, hohe Datenanforderungen
VoTec arbeitet täglich mit komplexen Fertigungsabläufen, variantenreichen Produkten und hohen Qualitätsstandards. Damit die operativen Bereiche – insbesondere Produktion und Finance – jederzeit reibungslos funktionieren, braucht es ein ERP-System, das:
- stabile und performante Prozesse ermöglicht,
- übersichtliche und verlässliche Kennzahlen liefert und
- einfach im Alltag nutzbar ist.
Das bestehende Haufe-X360-System bot dafür bereits eine solide Grundlage. Unser Auftrag: strukturiert weiterentwickeln, optimieren und den maximalen Nutzen freisetzen.
Unsere Umsetzung mit Haufe X360
Nach der Übernahme des ERP-Supports haben wir die X360-Umgebung von Grund auf analysiert und anschließend zielgerichtet optimiert. Dabei standen vor allem folgende Bereiche im Fokus:
1. Produktionsprozesse neu strukturiert
Produktionsaufträge und Stücklisten wurden technisch wie organisatorisch neu aufgesetzt
Performance, Zuverlässigkeit und Durchgängigkeit der Abläufe wurden deutlich verbessert
Die Fertigung kann nun effizienter planen, steuern und dokumentieren
2. Erweiterte Kalkulationsfunktionen
Einführung individueller Kalkulationslogiken für präzise Angebots- und Kostenstruktur
Höhere Transparenz über Material-, Maschinen- und Fertigungszeiten
3. Power BI für maximale Transparenz
Aufbau eines klar strukturierten Ressourcenmanagements
Dashboards für Auslastung, Planung und Controlling
Daten werden automatisiert, verständlich und jederzeit abrufbar
4. Verbesserte FiBu-Prozesse
Vereinfachung zentraler Abläufe in der Finanzbuchhaltung
Reduzierte Fehleranfälligkeit und kürzere Bearbeitungszeiten
Saubere Übergänge zwischen Produktion, Einkauf und Finance
5. System- und UX-Optimierungen
Bessere Bedienbarkeit im Tagesgeschäft
Klarere Strukturen, intuitive Screens und optimierte Workflows
Höhere Akzeptanz und weniger Rückfragen im Team
Das Ergebnis: Ein ERP, das verbindet und unterstützt
Durch die Optimierungen entstand ein stabiles und transparentes ERP-System, das VoTec sowohl im Tagesgeschäft als auch im weiteren Wachstum optimal unterstützt.
Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:
deutlich stabilere Produktionsprozesse,
bessere Entscheidungsgrundlagen dank sauberer Daten und BI-Reporting,
spürbare Entlastung im Finance-Team,
ein ERP, das wieder übersichtlich, zuverlässig und zukunftsfähig ist.
Danke für das Vertrauen, VoTec!
Wir freuen uns sehr über die erfolgreiche Zusammenarbeit und darüber, die VoTec GmbH nun in unserer MDIS-Community zu haben.
Auf viele weitere gemeinsame Schritte! 💙
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