nextzett GmbH
Wie wir aus einem Cyberangriff eine tragfähige ERP-Erfolgsgeschichte gemacht haben
Ein verschlüsselter Server, vier Wochen bis zum Go-Live, vier Jahre stabiler Betrieb: Die Geschichte einer Partnerschaft, die unter Extrembedingungen begann – und heute als Blaupause für nachhaltige ERP-Projekte gilt.
Manchmal beginnt die beste Partnerschaft nicht mit einer Ausschreibung, sondern mit einem Notruf. Als Cyber-Kriminelle den Server von nextzett verschlüsselten, stand für den Reinigungsmittel-Spezialisten aus Marienheide plötzlich der komplette Geschäftsbetrieb still – Rechnungsstellung, Lagerverwaltung, Kundenkommunikation, alles blockiert. Unsere Implementierungsspezialisten übernahmen in dieser Ausnahmesituation und sorgten dafür, dass nextzett innerhalb von nur vier Wochen mit Haufe X360 wieder voll arbeitsfähig war. Vier Jahre später zeigt sich: Aus der Notlage ist ein Erfolgsmodell geworden, das bis heute trägt.
Auf einen Blick: Das haben wir für nextzett erreicht
- Krisenfest implementiert – vollständige ERP-Einführung in nur vier Wochen, inklusive Rekonstruktion der Unternehmensdaten nach dem Hackerangriff
- Automatisierter Vertrieb – von der Auftragsanlage über die Versandvorbereitung bis zur Auftragsbestätigung läuft alles im System
- Nahtlose Shop-Anbindung – Onlineshop und ERP sind direkt verknüpft, bezahlte Bestellungen werden sofort verarbeitet
- Klarheit in Lager & Einkauf – automatische Bestellvorschläge, feste Mindestbestände und definierte Lagerplätze statt Bauchgefühl
- International einsatzbereit – Zugriff auf Haufe X360 auch im Auslandsgeschäft, ganz ohne Mehraufwand
- Effiziente Direktlieferung – Steuerung von Werksversand ohne Zwischenlagerung und doppelte Logistik
Wir sind mit Haufe X360 und der Zusammenarbeit mit MDIS sehr zufrieden. Das ERP-System bringt spürbar mehr Tempo in unsere Abläufe – beispielsweise können wir Aufträge deutlich schneller abwickeln. Für uns ist das eine wichtige Grundlage, um weiter zu wachsen.
Die Ausgangslage
Ein wachsendes Geschäft an der Grenze des Machbaren
nextzett reinigt keine gewöhnlichen Dinge: Schienenfahrzeuge, Lkw-Flotten, Waschstraßen – alles mit ganz unterschiedlichen Oberflächen, die empfindlich auf falsche Reiniger reagieren. Entsprechend hochwertig und beratungsintensiv ist das Geschäft. Über Jahre hat sich nextzett so ein starkes Kundenportfolio aus Verkehrsbetrieben, Waschstraßen und Großhändlern aufgebaut – international, mit einem erheblichen Auslandsanteil, und parallel dazu ein wachsender Online-Shop für Endkunden.
Genau dieser Erfolg wurde zunehmend zur Belastung für die bestehenden Prozesse: Rechnungsstellung über ein klassisches Warenwirtschaftssystem, viel Papier, weil zahlreiche Produkte als Gefahrgut gelten und entsprechend dokumentiert werden müssen. Mit steigenden Stückzahlen wuchs auch der manuelle Aufwand – eine umfassende Automatisierung stand deshalb schon vor dem Cyberangriff auf der Agenda. Der Hackerangriff hat diese Entscheidung dann nicht ausgelöst, sondern beschleunigt.
Unsere Methode
Nicht das Unternehmen ans System anpassen – sondern umgekehrt
Was unsere Arbeit bei nextzett auszeichnet, ist keine Abkürzung unter Zeitdruck, sondern ein klares Vorgehen, das sich auch in Notfallsituationen bewährt: Gemeinsam mit dem Kunden identifizieren wir zuerst die Funktionen, die für den Weiterbetrieb absolut unverzichtbar sind. Genau das war der erste Schritt bei nextzett – und die Basis dafür, dass das Unternehmen innerhalb von vier Wochen wieder voll handlungsfähig war, während parallel weitere Optimierungen anliefen.
Auf dieser stabilen Grundlage haben wir die Lösung anschließend Schritt für Schritt verfeinert, immer mit demselben Anspruch: Das System muss sich dem Unternehmen anpassen – nicht umgekehrt. Konkret heißt das zum Beispiel:
- Ein eigens entwickeltes Tool, das mehrseitige PDFs mit allen Rechnungsbelegen eines Monats automatisch in Einzelbelege aufsplittet und für den Steuerberater aufbereitet
- Individuell hinterlegte Bezahlmethoden für jeden B2B-Kunden, statt starrer Standardprozesse
- Im Handumdrehen angelegte, kundenspezifische Preisklassen
- Eine durchgängige Anbindung des Onlineshops und weiterer Vertriebskanäle an das ERP-System
Ein wichtiger Nebeneffekt der Umstellung: Mit der Cloudbasierung von Haufe X360 hängen Wartung, Updates und Absicherung nicht länger von einem internen Server ab – ein Aspekt, der angesichts des vorausgegangenen Cyberangriffs für nextzett besonders schwer wog.
Der Alltag heute
Tempo in jedem Vertriebskanal
Ob Großkunde am Telefon, internationaler Händler per Mail oder Endkunde im Webshop – bei nextzett laufen heute sehr unterschiedliche Bestellwege zusammen, und alle profitieren vom selben System. Bei der telefonischen Beratung von Großkunden lässt sich mit wenigen Klicks die komplette Bestellhistorie einsehen, der neue Auftrag wird direkt im Gespräch angelegt, die Auftragsbestätigung geht automatisch per Mail raus. Sobald sie bestätigt ist, erzeugt ein Klick den Lieferschein – die Lagermitarbeiter sehen ihn sofort, die Kommissionierung startet unmittelbar.
Ähnlich reibungslos läuft es im E-Commerce: Durch die Anbindung von Shopify & Co. wird jede bezahlte Online-Bestellung automatisch ins ERP übernommen und meist noch am selben Tag versendet. Auch Großaufträge lassen sich direkt ab Werk steuern, ganz ohne zusätzliche Lagerbewegungen – Auftrag und Lieferschein werden in Haufe X360 angelegt, die Daten gehen ans jeweilige Werk, nach Fertigstellung wird die Spedition informiert. Das reduziert Aufwand und Kosten spürbar.
Auch der Einkauf profitiert: Automatische Hinweise beim Erreichen von Mindestbeständen geben nextzett die Sicherheit, rechtzeitig nachzubestellen – bei gleichzeitig voller Flexibilität, je nach Marktlage und Kundennachfrage zu entscheiden.
Eine Partnerschaft, die weiterwächst
Vier Jahre nach dem Go-Live ist die Zusammenarbeit mit nextzett längst kein einmaliges Projekt mehr, sondern eine kontinuierliche Weiterentwicklung. Aktuell optimieren wir gemeinsam die Anbindung an Shopify und Marktplätze wie Amazon und begleiten die Umstellung von einer chaotischen auf eine feste Lagerplatzlogik – ein Schritt, der es künftig deutlich leichter macht, neue Mitarbeitende in die Warenwirtschaft einzuarbeiten.
Genau das verstehen wir unter nachhaltiger ERP-Betreuung: nicht nur einführen, sondern mitwachsen – auch dann, wenn sich Geschäftsmodell, Vertriebskanäle oder Lagerprozesse Jahre später weiterentwickeln.
Bereit für Ihre eigene Erfolgsgeschichte?
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