Success Story: VoTec GmbH
Vom 2-Mann-Betrieb zum digital gesteuerten High-Performance-Fertigungsunternehmen mit MDIS
Kunde
VoTec GmbH
Branche
Präzisionsfertigung & Zerspanungstechnik
Eingesetzte Lösungen
- Haufe X360
- Microsoft Power BI
Vom 2-Mann-Betrieb zum High-Performance-Fertigungsunternehmen mit MDIS
Als die VoTec GmbH im Jahr 2011 gegründet wurde, startete das Unternehmen als kleiner, hochspezialisierter Zerspanungsbetrieb. Doch dank stetiger Nachfrage und wachsender Kompetenz entwickelte sich VoTec innerhalb weniger Jahre zu einem erfolgreichen Produktionsunternehmen mit 40 Mitarbeitenden.
Mit dem Wachstum stiegen jedoch auch die Anforderungen an Organisation, Planung und Transparenz. Die ursprünglich eingesetzten Tools – Excel und ein einfaches Warenwirtschaftssystem – reichten bald nicht mehr aus. Folge: zahlreiche Excel-Listen, manuelle Auswertungen und steigender organisatorischer Druck.
Mit der Einführung des neuen Haufe X360 ERP-Systems inklusive integrierter Fertigungsplanung haben wir einen entscheidenden Schritt in Richtung Zukunftsfähigkeit gemacht. Die Transparenz über Aufträge, Kapazitäten und Termine hat sich deutlich verbessert. Besonders hervorheben möchte ich die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit unserem Systemdienstleister: Von der Analyse unserer zerspanungsspezifischen Prozesse bis zur termingerechten Umsetzung fühlten wir uns jederzeit fachlich kompetent und praxisnah begleitet.
Herausforderung
Das Unternehmen gewann zwar kontinuierlich Kunden und Projekte – doch im Hintergrund wurde es zunehmend schwierig, Übersicht und Struktur zu bewahren.
Die Corona-Pandemie als Wendepunkt
Als 2020 die Corona-Krise einsetzte, wurde die Situation für VoTec plötzlich zweischneidig:
Auf der einen Seite verlangsamte sich das Marktgeschehen in bestimmten Bereichen – auf der anderen stieg die Bedeutung absoluter Termintreue dramatisch an.
Kunden verlangten:
- exakte Liefertermine
- transparente Kommunikation
- nachweisbare Fertigungsstände
Doch mit den vorhandenen Systemen war das kaum zuverlässig abbildbar.
VoTec traf eine strategische Entscheidung:
Die Krise wird genutzt, um längst überfällige Strukturen zu etablieren und das Unternehmen für die Zukunft aufzustellen.
In dieser Zeit entstanden wichtige Meilensteine:
- Einführung eines umfassenden Organisations- und Strukturkonzepts
- erfolgreiche ISO 9001-Zertifizierung
Beginn der Suche nach einem Softwarepartner, der eine präzise Fertigungsplanung ermöglicht
Der Anspruch: Eine Software, die nicht verwaltet – sondern führt
VoTec wusste genau, was gebraucht wurde:
Keine Insellösung, kein Standard-ERP, kein Kompromiss.
Gesucht wurde ein System, das:
- speziell für die Realität der CNC-Zerspanung geeignet ist
- Kapazitäten in Echtzeit sichtbar macht
- Verzug erkennt, bevor er entsteht
- Planung, Steuerung und Transparenz vereint
- und einen Implementierungspartner bietet, der die Branche versteht
Kurz: Eine Software, die Fertigung nicht nur dokumentiert, sondern steuert.
Die Entscheidung: Haufe X360 x MDIS
Die Wahl des ERP-Systems Haufe X360 war das Ergebnis eines gründlichen Evaluierungsprozesses – und bedeutete weit mehr als eine rein technische Entscheidung. Im Anschluss hat MDIS auf Basis einer bestehenden Implementierung das Projekt gezielt weiterentwickelt und die Lösung auf ein neues Leistungsniveau geführt.
Drei Faktoren überzeugen VoTec nachhaltig:
1. Tiefes Branchenwissen
MDIS versteht die spezifischen Anforderungen der Zerspanung – von Rüstzeiten über Maschinenbelegung bis zu mehrstufigen Auftragsketten.
Die Analyse fühlte sich nicht nach Audit an, sondern nach echter Praxisnähe.
2. Regionale Nähe & partnerschaftliche Zusammenarbeit
VoTec legt großen Wert auf kurze Wege. Mit MDIS waren spontane Vor-Ort-Termine unkompliziert möglich – ein entscheidender Vorteil im Projektalltag.
3. Eine Einführung ohne Reibungsverluste
Die Kombination aus guter Vorbereitung, strukturierter Schulung und klaren Prozessen führte zu einer Einführung, die überraschend reibungslos verlief –
kein Stillstand, keine Überforderung, keine Ausfälle.
Die Umsetzung: gut vorbereitet, transparent und ohne Reibungsverluste
Dank sorgfältiger Vorbereitung startete die Einführung des ERP-Systems äußerst reibungslos.
VoTec beschreibt die interne Umstellung als überraschend positiv:
- Die Mitarbeitenden verstanden frühzeitig den Nutzen.
- Workflows wurden klar erklärt und praxisnah strukturiert.
- Der laufende Betrieb konnte ohne Störungen fortgeführt werden.
Es gab keine Friktionen, keine Überforderung und keine Ausfälle im Tagesgeschäft.
Was MDIS konkret umgesetzt hat
Produktionsplanung
Erweiterung und Verbesserung der zentralen Produktionsauftragsplanung
Anpassung der Produktionsblätter für optimierte Produktionsabläufe
Konfiguration der Vor- und Nachkalkulation zur präzisen Kostenplanung
Berichtswesen
Aufbau einer Kapazitätsplanung in Microsoft Power BI zur Visualisierung der Maschinenauslastung
Entwicklung eines Controlling-Berichts „Umsatz pro Maschine“
Automatisierte Dashboards für Fertigung, Performance und Echtzeit-KPIs
Buchhaltung
Unterstützung bei buchhalterischen Prozessen
Optimierung von Abläufen und Workflows innerhalb der Finanzprozesse
Ergebnisse & Erfolge
Bereits nach 3–4 Monaten: sichtbare Erfolge
Nur wenige Monate nach dem Go-live zeigte sich der echte Mehrwert der neuen Lösung:
Transparenz in Echtzeit:
VoTec konnte erstmals klar erkennen:
- Welche Kapazitäten sind frei?
- Welche Aufträge befinden sich in welchem Fertigungsstand?
- Wo besteht potenzieller Verzug – und wie frühzeitig?
- Wie lassen sich Folgeaufträge optimal einplanen?
Die Fertigungsplanung wurde von einer administrativen Herausforderung zu einem strategischen Steuerungsinstrument.
In der Produktion
- durchgängige Transparenz über jeden Fertigungsstand
- Live-Überblick über Kapazitäten und Maschinenbelegung
- Engpässe werden früh erkannt statt spät festgestellt
- Folgeaufträge lassen sich optimal einplanen
- weniger Rückfragen, weniger Unklarheiten, mehr Ruhe
Im Büro
- deutliche Entlastung im Tagesgeschäft
- kaum noch Abstimmungsschleifen zwischen Teams
- wegfallende Laufwege in die Fertigung
- Homeoffice möglich dank integriertem Dokumentenmanagement
- spürbar sinkendes Stresslevel
Im Management
- Entscheidungen basieren auf Daten statt Bauchgefühl
- KPIs sind jederzeit verfügbar
- Terminversprechen gegenüber Kunden werden belastbar
Investitionsentscheidungen sind fundiert und faktenbasier
Der größte Nutzen: eine neue Qualität der Lieferperformance
Termintreue ist heute einer der wichtigsten Wettbewerbsfaktoren der Branche.
VoTec gelang es, durch die Kombination aus Transparenz, Planungssicherheit und Prozessklarheit folgende Vorteile zu erzielen:
- höhere Liefertreue
- verlässliche Kundenkommunikation
- frühzeitige Erkennung möglicher Verzögerungen
- strategisch steuerbare Kapazitäten
Damit gewann VoTec nicht nur Effizienz – sondern eine deutliche Wettbewerbsstärke im Markt.
Neue Horizonte mit Microsoft Power BI
Die Integration von Microsoft Power BI eröffnete VoTec zusätzliche Möglichkeiten:
- automatisierte Auswertungen
- tiefgehende Fertigungs- und Performanceanalysen
- visuell ansprechende und aussagekräftige Dashboards
- KPIs auf Knopfdruck – statt stundenlanger Excel-Arbeit
Das Unternehmen verfügt nun erstmals über eine datengetriebene Entscheidungsbasis, die in Echtzeit nutzbar ist.
Zufriedenheit: 100 %. Perspektive: Gemeinsam weiter.
VoTec bewertet die Zusammenarbeit mit MDIS heute als vollständig positiv.
Aufgrund des hohen Nutzens und der starken Partnerschaft wurden bereits weitere Projekte gestartet bzw. geplant.
Diese Success Story endet nicht hier – sie bildet den Startpunkt einer langfristigen, erfolgreichen Digitalisierungspartnerschaft.
Fazit: Eine Transformation, die VoTec auf ein neues Level gehoben hat
Die Entwicklung der VoTec GmbH zeigt eindrucksvoll, wie ein wachsendes Fertigungsunternehmen durch die richtige Software und einen kompetenten Partner:
- Transparenz gewinnt
- Planungssicherheit schafft
- Mitarbeitende entlastet
- Strukturen professionalisiert
- datengestützte Entscheidungen trifft
- und echte Wettbewerbsvorteile aufbaut
VoTec ist heute digital, organisatorisch und strategisch besser aufgestellt als je zuvor – und bereit für die nächsten Wachstumsschritte.
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